Как принять, отклонить или аннулировать УПД в ЭДО Лайт

После отправки УПД в ЭДО Лайт у документа три возможные судьбы: покупатель его подписывает, отклоняет или, если ошибку нашли уже после подписи, стороны его аннулируют. Путаница между отклонением и аннулированием — одна из самых частых: от неё зависит, нужно ли согласие второй стороны и что происходит с кодами маркировки. Разберём все действия по порядку, включая исправление номера и исправительный УПД.

Если вам нужно не обработать входящий документ, а отправить свой, начните с другого материала: инструкция по загрузке XML в ЭДО описывает подготовку файла и отправку через Диадок, СБИС и ЭДО Лайт.

Принять УПД: пошагово

Принять УПД в ЭДО Лайт — значит подписать титул покупателя (КНД 1115132). Для маркированного товара это ещё и момент, когда коды переходят на ваш баланс в «Честном знаке».

1. Войдите в ЭДО Лайт с электронной подписью.
2. Откройте входящие документы и найдите УПД со статусом, который означает, что от вас ждут подписи.
3. Откройте документ и проверьте:
   • номер, дату и реквизиты продавца;
   • наименования, количество, цены и суммы;
   • коды маркировки: совпадает ли их количество с фактически полученным товаром.
4. Если расхождений нет, нажмите кнопку подписания (вроде «Подписать» или «Принять»).
5. Заполните сведения титула покупателя: дату получения товара, сведения о лице, принявшем груз, и подписанта.
6. Подпишите документ КЭП.

После подписи документ получает статус подписанного обеими сторонами. Оператор передаёт сведения в ГИС МТ «Честный знак», и коды маркировки переходят на ваш баланс.

Если товар пришёл не полностью, не подписывайте документ «как есть». Многие операторы позволяют принять УПД с расхождениями: указать, какие коды приняты, а какие нет. Если такой возможности нет, отклоните документ и попросите продавца прислать корректный.

Отклонить: когда и как

Отклонение — это отказ подписать документ, который вы ещё не подписывали. Формально покупатель отправляет продавцу уведомление об уточнении с описанием ошибки.

Когда отклонять:

• неправильный номер или дата документа;
• ошибка в реквизитах покупателя или грузополучателя;
• не совпадает количество или цена;
• кодов маркировки больше или меньше, чем товара;
• документ вообще не ваш (пришёл по ошибке).

Как отклонить УПД в ЭДО Лайт:

1. Откройте входящий документ.
2. Нажмите кнопку отказа (вроде «Отклонить» или «Отказать в подписи»).
3. Обязательно напишите комментарий: что именно не так. «Неверно» продавцу не поможет, а «В строке 3 количество 10 вместо 12» — поможет.
4. Подпишите отказ своей КЭП.

Хороший комментарий при отклонении экономит обеим сторонам время. Пишите конкретно:

• какой реквизит неверный и какое значение должно быть;
• номер строки, если ошибка в товарах;
• сколько кодов маркировки лишних или не хватает.

Отклонение не требует согласия продавца. Документ получает статус отклонённого, коды маркировки остаются на балансе продавца. Продавец исправляет ошибку и отправляет новый УПД.

Аннулировать: чем отличается от отклонения

Аннулирование нужно, когда документ уже подписан обеими сторонами, а потом выяснилось, что он ошибочный или сделка не состоялась. Здесь одной стороны недостаточно.

Как аннулировать УПД в ЭДО Лайт:

1. Откройте подписанный документ.
2. Выберите действие аннулирования (вроде «Аннулировать» или «Запросить аннулирование»).
3. Укажите причину.
4. Подпишите предложение об аннулировании.
5. Дождитесь, пока контрагент подпишет согласие. Только после этого документ считается аннулированным.

Если контрагент отказывается от аннулирования, документ остаётся действующим. Тогда вопрос решают исправительным или корректировочным документом, либо договариваются вне ЭДО.

Как исправить номер или реквизиты

Отправленный документ в ЭДО изменить нельзя: подпись фиксирует его содержимое. Поэтому «исправить номер УПД в ЭДО Лайт» на практике означает одно из трёх действий, в зависимости от статуса.

Документ ещё не подписан покупателем. Попросите покупателя отклонить его с комментарием или, если сервис позволяет, отзовите документ сами. Затем сформируйте УПД с правильным номером и отправьте заново.

Документ подписан, ошибка существенная (не тот покупатель, документ продублирован, сделки не было). Аннулируйте его по согласию сторон и отправьте новый.

Документ подписан, ошибка в реквизитах счёта-фактуры. Для документов с функцией СЧФ или СЧФДОП чаще выпускают исправительный УПД (см. следующий раздел).

Прежде чем формировать документ заново, удобно открыть отклонённый XML в таблице и найти, какие именно поля нужно поправить. Для этого можно перевести УПД из XML в Excel: шапка и товары разложатся по двум листам, вы исправите номер или реквизиты в ячейках и соберёте XML обратно. Учтите, что новый документ получит новый ИдФайл и, соответственно, новое имя файла.

Исправительный УПД вместо аннулирования

Исправительный УПД (ИУПД) выставляют, когда в подписанном документе обнаружена ошибка, а сам факт поставки не оспаривается. Он заменяет исходный документ с тем же номером и датой, но с указанием номера и даты исправления.

Когда подходит исправительный УПД:

• ошибка в наименовании или адресе покупателя;
• неверная ставка НДС или опечатка в цене;
• ошибка в единицах измерения или наименовании товара.

Когда нужен не исправительный, а корректировочный документ (УКД): если стороны договорились изменить цену или количество после отгрузки, например при возврате части товара или ретроскидке. Это не исправление ошибки, а изменение условий сделки.

Когда всё-таки лучше аннулировать:

• документ отправлен не тому контрагенту;
• УПД продублирован;
• поставка не состоялась.

Практическое правило: если вы ещё до подписи покупателя — отклонение и новый документ. После подписи и сделка была — исправительный УПД. После подписи и сделки не было — аннулирование.

Если вы работаете с контрагентами и в других системах, пригодится статья «Как загрузить XML в СБИС: УПД и другие документы»: там разобраны загрузка, проверка и ошибки на стороне СБИС.

Частые вопросы

Можно ли отменить отклонение?
Нет. Отклонённый документ уже не подписать. Продавец отправляет новый УПД.

Сколько времени у покупателя на ответ?
Жёсткого срока в самом сервисе обычно нет, но продавцу важно, чтобы документ подписали быстро: до подписи коды маркировки остаются на его балансе. Сроки приёмки лучше закрепить в договоре.

Что делать, если продавец не отвечает на предложение об аннулировании?
Документ остаётся действующим, пока вторая сторона не подпишет согласие. Свяжитесь с контрагентом напрямую и договоритесь.

Итог

Принять — подписать титул покупателя после проверки. Отклонить — отказаться от подписи с комментарием, согласие продавца не нужно. Аннулировать — отменить уже подписанный документ по согласию обеих сторон. Исправить номер — отправить новый или исправительный документ.

Когда нужно отправить исправленный УПД, соберите его заново в формате 5.03: конвертер УПД сформирует XML из таблицы, а статья о том, как загрузить XML-УПД в ЭДО, поможет отправить его через ЭДО Лайт или другого оператора.