Загрузите таблицу с реквизитами и товарами и получите УПД в формате XML онлайн: формат ФНС 5.03, кодировка windows-1251, правильное имя файла. Такой файл можно загрузить в Диадок, СБИС, ЭДО Лайт или к другому оператору ЭДО, подписать и отправить покупателю. Без 1С и без ручного ввода позиций.
Как перевести УПД из Excel в XML
- Подготовьте таблицу. Возьмите наш шаблон или свой файл .xlsx/.xls с реквизитами сторон и списком товаров.
- Загрузите файл. Конвертер прочитает таблицу, заполнит пустые расчётные поля и соберёт документ.
- Скачайте XML. Файл сразу называется по ИдФайл, переименовывать его не нужно и нельзя.
- Отправьте через ЭДО. Загрузите XML к своему оператору, подпишите электронной подписью и отправьте.
Это основная функция нашего сервиса. Если нужны другие операции (открыть входящий XML, добавить коды маркировки, проверить файл), они собраны в конвертере УПД онлайн.
Какая таблица подходит
Конвертер принимает УПД в xlsx и xls. Подойдёт таблица, в которой есть:
| Блок | Что указать |
|---|---|
| Документ | номер, дата, функция (СЧФДОП или ДОП) |
| Участники ЭДО | ID отправителя и получателя в системе ЭДО |
| Продавец и покупатель | наименование, ИНН, КПП (для организаций), адрес |
| Грузоотправитель и грузополучатель | при необходимости |
| Товары | наименование, единица измерения, количество, цена, ставка НДС |
| Подписант | кто подписывает со стороны продавца |
Проще всего начать с нашего бесплатного шаблона: он уже размечен так, как ожидает конвертер, и в нём есть заполненный образец. Если у вас свой бланк, уберите объединённые ячейки в списке товаров, проверьте, что количество и цена — числа, а даты — настоящие даты Excel.
Таблицу не обязательно вести именно в Microsoft Excel. Файл из Google Таблиц, LibreOffice или «Моего офиса» тоже подойдёт, если сохранить его как .xlsx. Выгрузку из складской программы или кабинета маркетплейса можно скопировать в шаблон как значения: так формулы и форматирование источника не помешают конвертации.
Функция документа определяет его роль. СЧФДОП — счёт-фактура и передаточный документ одновременно (на бумаге это статус 1), ДОП — только передаточный документ (статус 2), его используют, например, продавцы без НДС.
Что сервис заполнит и посчитает сам
Вам не нужно вручную считать суммы и вписывать служебные поля. Если ячейка пустая, конвертер заполнит её сам:
- номер строки для каждой позиции;
- стоимость без НДС = количество × цена;
- сумму НДС по указанной ставке;
- стоимость с НДС;
- отметку «без акциза»;
- итоги по документу;
- дату и время формирования файла;
- сведения о составителе и дату передачи;
- ИдФайл из ID участников ЭДО и нового GUID;
- признак маркировки в имени файла, если в документе есть маркированный товар.
Имя файла получится вида ON_NSCHFDOPPR_<получатель>_<отправитель>_<ГГГГММДД>_<GUID>_N2_N3_N4_N5_N6_N7.xml и совпадёт с атрибутом ИдФайл внутри документа. Это одно из требований формата: переименованный файл оператор отклонит.
Если товар маркируется, коды маркировки добавляются отдельным шагом в уже готовый XML, до подписания. А перед отправкой файл можно проверить по XSD-схеме ФНС и логическим правилам: сойдутся ли итоги и НДС, всё ли обязательное заполнено.
Куда загрузить готовый XML
Полученный файл подходит любому оператору ЭДО, который работает с форматом УПД 5.03:
- Диадок — загрузка готового XML в разделе отправки документов;
- СБИС — загрузка документа из файла;
- ЭДО Лайт — загрузка XML-файла с компьютера;
- другие операторы — аналогично, через загрузку формализованного документа.
После загрузки оператор покажет документ в виде печатной формы. Проверьте её, подпишите электронной подписью и отправьте покупателю. Сам сервис документ не подписывает и не отправляет: без подписи XML ещё не имеет юридической силы.
Частые вопросы
Нужна ли 1С или другая программа?
Нет. Для перевода УПД из таблицы Excel в XML достаточно браузера, файла Excel и регистрации в сервисе. Конвертер бесплатный.
Какой формат УПД получится?
Формат 5.03, утверждённый приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Это действующий формат электронного УПД.
Можно ли сделать счёт-фактуру без передаточного документа?
Да, функция СЧФ (только счёт-фактура) тоже поддерживается форматом. Укажите её в таблице.
Что, если в таблице сотни позиций?
Конвертер обрабатывает весь список за один раз. Ручной ввод в форме оператора на таком объёме занимает часы.
Где взять ID участника ЭДО покупателя?
Спросите у покупателя или найдите в карточке контрагента у своего оператора ЭДО. Без этого ID не получится правильный ИдФайл.
Почему оператор не принимает файл?
Чаще всего файл переименовали, не заполнили обязательный реквизит или итоги не сходятся. Проверка по схеме ФНС покажет причину списком.
Готовы? Загрузите таблицу в онлайн-конвертер УПД в XML и получите файл для отправки через ЭДО.