Электронный счёт-фактура для ЭДО — это не PDF и не скан, а XML-файл строго по формату ФНС. Если в вашей учётной программе нет выгрузки или она отдаёт файл, который оператор не принимает, счёт-фактуру в формате XML можно собрать из обычной таблицы Excel. Наш сервис делает это за один шаг: вы загружаете таблицу, а получаете XML формата 5.03, который остаётся подписать и отправить контрагенту.
Технически электронный счёт-фактура — это УПД с функцией СЧФ, а счёт-фактура вместе с накладной — УПД с функцией СЧФДОП. Оба варианта собирает конвертер УПД Excel в XML: формат один, отличается только функция документа.
Как получить счёт-фактуру в XML из таблицы
- Подготовьте таблицу. Подойдёт файл .xlsx или .xls. Удобнее всего начать с нашего бесплатного шаблона: в нём уже есть поля шапки (продавец, покупатель, грузоотправитель, грузополучатель, номер и дата) и таблица товаров.
- Заполните только то, что знаете. Наименование, единицу измерения, количество, цену и ставку НДС. Остальное конвертер посчитает сам.
- Загрузите файл в сервис. Конвертер проверит структуру и сформирует XML.
- Скачайте результат. Файл сразу называется по идентификатору ИдФайл, как требует формат, и сохранён в кодировке windows-1251.
- Подпишите и отправьте через оператора ЭДО — в Диадоке, СБИС, ЭДО Лайт или другой системе, с которой вы работаете.
Что конвертер считает за вас
- номера строк в таблице товаров;
- стоимость без НДС (количество × цена);
- сумму НДС по указанной ставке и стоимость с НДС;
- отметку «без акциза»;
- итоговые суммы по документу;
- дату и время формирования файла, сведения о составителе, дату передачи;
- ИдФайл — из ID участников ЭДО и нового GUID;
- признак маркировки в имени файла, если в документе есть маркированный товар.
На практике это главный источник ошибок при ручном заполнении: разошлась копейка в НДС или итог не совпал с суммой строк, и оператор возвращает документ. Здесь эти поля вычисляются, а не вводятся.
Счёт-фактура или УПД со статусом 1
Вопрос, который задают чаще всего: что отправлять — «чистый» счёт-фактуру или УПД? Ответ зависит от того, нужен ли покупателю ещё и первичный документ об отгрузке.
| Что нужно | Функция в XML | Аналог на бумаге |
|---|---|---|
| Только счёт-фактура для вычета НДС | СЧФ | счёт-фактура |
| Счёт-фактура и накладная (акт) в одном документе | СЧФДОП | УПД со статусом 1 |
| Только передаточный документ, без счёта-фактуры | ДОП | УПД со статусом 2 |
Если вы плательщик НДС и отгружаете товар, обычно выбирают СЧФДОП: один файл заменяет и счёт-фактуру, и ТОРГ-12. Функция СЧФ нужна, когда первичный документ оформлен отдельно — например, акт на услуги уже подписан, а счёт-фактуру выставляете следом. ДОП используют продавцы без НДС: счёт-фактура им не нужен, а передаточный документ нужен.
Во всех трёх случаях структура XML одинаковая, а функция записывается в атрибуте Функция элемента Документ. Поэтому одна и та же таблица превращается в любой из трёх вариантов.
Требования формата ФНС
Чтобы оператор ЭДО и покупатель приняли электронный счёт-фактуру, файл должен соответствовать формату, утверждённому приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Это формат версии 5.03 — именно его сегодня ждут операторы ЭДО и учётные системы покупателей.
Основные требования, которые конвертер соблюдает автоматически:
- Кодировка windows-1251. Файл в UTF-8 многие системы не прочитают или покажут «кракозябры».
- Корневой элемент
<Файл ИдФайл="..." ВерсФорм="5.03" ВерсПрог="...">с версией формата 5.03. - Имя файла равно ИдФайл плюс «.xml». Оно строится по шаблону
ON_NSCHFDOPPR_<получатель>_<отправитель>_<дата>_<GUID>_..., где получатель и отправитель — ID участников ЭДО. Если переименовать файл вручную, проверка выдаст ошибку «Имя файла не соответствует ИдФайл». - КНД 1115131 — код титула продавца.
- Обязательные реквизиты продавца и покупателя, номер и дата документа, таблица товаров с итогами, сведения о подписанте.
Важно понимать границы: сервис формирует файл, но не подписывает его электронной подписью и не отправляет. Без подписи XML не является юридически значимым документом, поэтому подпись и отправка всегда делаются у оператора ЭДО.
FAQ
Чем электронный счёт-фактура в формате XML отличается от PDF?
PDF — это картинка документа, её нельзя подписать как счёт-фактуру в ЭДО. Юридическую силу имеет только XML по формату ФНС, подписанный квалифицированной электронной подписью.
Можно ли сделать счёт-фактуру в XML без 1С?
Да. Достаточно таблицы Excel с данными документа. Конвертер переводит её в XML формата 5.03, а подписать и отправить файл можно в веб-кабинете любого оператора ЭДО.
Какую функцию выбрать: СЧФ или СЧФДОП?
Если покупателю нужен и счёт-фактура, и документ об отгрузке, выбирайте СЧФДОП. Если первичный документ уже оформлен отдельно, достаточно СЧФ.
Почему оператор не принимает файл после переименования?
Имя файла должно совпадать с атрибутом ИдФайл внутри документа. Скачайте файл заново или верните ему исходное имя.
Подписывает ли сервис счёт-фактуру?
Нет. Сервис только формирует XML. Подпись и отправка выполняются у вашего оператора ЭДО.
Сколько стоит конвертация?
Нисколько: конвертер полностью бесплатный. Шаблон таблицы скачивается без регистрации, а для конвертации нужна только регистрация.
Сформируйте счёт-фактуру прямо сейчас
Откройте таблицу с данными документа, загрузите её в конвертер УПД и через минуту получите XML, готовый к подписи в вашей системе ЭДО.