Как выгрузить счёт-фактуру в XML из 1С

Контрагент просит прислать счёт-фактуру файлом XML, или вы хотите загрузить документ в веб-кабинет оператора ЭДО вручную. В типовых конфигурациях 1С такая выгрузка есть, но спрятана в подсистеме электронного документооборота, и работает она не всегда так, как ожидаешь.

Ниже — где искать выгрузку в Бухгалтерии, УТ и ERP, почему файл иногда не принимают и как обойтись без 1С, если выгрузки нет вовсе.

Сначала короткое напоминание. Электронный счёт-фактура — это не печатная форма, а файл по формату ФНС: XML версии 5.03, кодировка windows-1251, имя файла совпадает с идентификатором ИдФайл внутри. Подробно о том, как устроен счёт-фактура в формате XML и что в нём обязательно, мы рассказали отдельно. Здесь сосредоточимся на 1С.

Где в 1С выгрузка в XML

В 1С счёт-фактура в формате XML формируется механизмом ЭДО — общей библиотекой электронных документов, которая встроена в Бухгалтерию, Управление торговлей, Комплексную автоматизацию и ERP. Поэтому логика везде похожа:

1. открываете документ, по которому нужен файл (реализацию или сам счёт-фактуру);
2. находите в командной панели команды ЭДО;
3. выбираете выгрузку электронного документа в файл и сохраняете его на диск.

Важный нюанс: 1С формирует электронный документ по настройкам ЭДО организации. Если ЭДО совсем не настроен, команда может быть недоступна или потребовать сначала заполнить настройки отправки. Поэтому первым делом проверьте, что для вашей организации включено использование электронного документооборота.

Пошагово для Бухгалтерии

В «1С:Бухгалтерии предприятия» 3.0 порядок обычно такой.

1. Проверьте реквизиты. У организации и контрагента должны быть заполнены ИНН, КПП, адреса. Для имени файла нужны также идентификаторы участников ЭДО: их выдаёт оператор, и 1С подставляет их из настроек.
2. Откройте документ реализации — «Реализация (акт, накладная, УПД)». Если вы выставляете счёт-фактуру отдельным документом, откройте «Счёт-фактура выданный».
3. Определитесь с видом документа. Если в реализации выбран вариант УПД, выгрузится УПД с функцией СЧФДОП. Если счёт-фактура оформлен отдельно — документ с функцией СЧФ. Разницу между функциями мы разобрали в статье УПД с функцией СЧФ, СЧФДОП и ДОП: какой выбрать.
4. Вызовите выгрузку через меню ЭДО в командной панели документа и сохраните файл.
5. Не переименовывайте файл. 1С называет его по ИдФайл, например ON_NSCHFDOPPR_..._....xml. Если сменить имя, оператор отклонит документ.

Проверьте результат: откройте файл в браузере или текстовом редакторе и посмотрите корневой элемент. Там должно быть ВерсФорм="5.03". Если в ВерсФорм другое значение, ваш релиз 1С формирует файл в устаревшей версии формата — такой документ нужно пересобрать в 5.03.

Особенности УТ и ERP

В «Управлении торговлей» 11, «Комплексной автоматизации» и ERP механизм тот же, но есть отличия.

• Счёт-фактура — отдельный документ. Обычно он создаётся на основании реализации. Выгружать XML логичнее из реализации, если документ оформляется как УПД, и из счёта-фактуры, если нужна только функция СЧФ.
• Настройки ЭДО строже. В ERP электронный документооборот часто настроен через профили и регламенты: какие документы отправлять каким контрагентам и в каком формате. Если для контрагента ЭДО не настроен, выгрузка может не сформировать нужный вид документа.
• Права пользователя. В больших базах команды ЭДО видны не всем. Если меню нет, спросите администратора, не ограничен ли доступ.
• Групповая выгрузка. В журналах документов обычно можно выделить несколько документов и выгрузить их пакетом.

Если вы искали, как в ЕРП выгрузить счёт-фактуру в формате XML для отправки вне подключённого ЭДО, — порядок тот же, но сначала убедитесь, что в карточке организации заполнен идентификатор участника ЭДО.

Если выгрузки нет или файл не принимают

Ситуации, с которыми сталкиваются чаще всего.

Отдельно про обновление. Формат 5.03 задан на уровне ФНС, и старые релизы 1С его не умеют. Если обновить конфигурацию быстро нельзя (доработки, нет поддержки), остаётся обходной путь через таблицу.

Альтернатива: выгрузить в Excel и перевести в XML

Этот способ подходит, когда штатной выгрузки нет, она отдаёт старый формат или вы вообще ведёте учёт не в 1С.

Шаг 1. Получите данные в Excel. Откройте печатную форму УПД или счёта-фактуры в 1С и сохраните её в .xlsx. Либо сформируйте отчёт по продажам с нужными колонками и тоже сохраните в Excel.

Шаг 2. Перенесите данные в шаблон конвертера. Шапка — продавец, покупатель, грузоотправитель и грузополучатель, номер и дата. Таблица — наименование, единица, количество, цена, ставка НДС. Суммы, НДС и итоги можно не считать: конвертер сделает это сам.

Шаг 3. Загрузите таблицу в конвертер. Он сформирует XML формата 5.03 в кодировке windows-1251, посчитает стоимость, НДС, итоги и сформирует ИдФайл из ID участников ЭДО и нового GUID. Имя файла сразу будет правильным.

Шаг 4. Подпишите и отправьте. Загрузите файл в веб-кабинет своего оператора ЭДО, подпишите электронной подписью и отправьте покупателю. Сам конвертер документ не подписывает и не отправляет.

Как проверить файл перед отправкой

Неважно, каким путём вы получили XML, перед загрузкой к оператору стоит потратить минуту на проверку. Вот что смотреть в первую очередь.

1. Версия формата. В корневом элементе Файл должно быть ВерсФорм="5.03".
2. Кодировка. В первой строке файла указано encoding="windows-1251".
3. Имя файла. Оно полностью совпадает со значением атрибута ИдФайл, плюс расширение .xml.
4. Функция. В элементе Документ стоит нужная функция: СЧФ, СЧФДОП или ДОП.
5. Реквизиты сторон. ИНН и КПП продавца и покупателя, адреса, номер и дата документа.
6. Итоги. Сумма по строкам совпадает с итогом ВсегоОпл, НДС посчитан по ставке.

Глазами проверять XML неудобно, поэтому надёжнее прогнать файл через проверку по XSD-схеме ФНС с логическими правилами. Она покажет, какого реквизита не хватает и где разошлись суммы, понятным списком, а не кодом ошибки оператора.

Пример: строка товара в выгруженном файле

Чтобы было понятно, что именно проверять, вот как выглядит одна строка товара в XML. Данные вымышленные.

<СведТов НомСтр="1" ...>
  <ДопСведТов ПрТовРаб="1" АртикулТов="NB-X15" КодТов="000123" ГТИН="04601234567893"/>
</СведТов>

Атрибут НомСтр — номер строки, АртикулТов и КодТов — артикул и код товара из справочника номенклатуры, ГТИН — код товара в системе маркировки, если он есть. Количество, цена, стоимость и НДС лежат в атрибутах и дочерних элементах СведТов, которые здесь сокращены многоточием.

Что выбрать

• 1С актуальная, ЭДО настроено — выгружайте штатно, это быстрее.
• 1С старая, отдаёт файл не в 5.03, обновиться нельзя — через Excel.
• Учёт не в 1С или в самописной системе — через Excel.
• Нужно разово поправить данные в готовом XML — переведите его в таблицу, исправьте и соберите обратно.

Частые вопросы

Можно ли отправить контрагенту выгруженный XML по почте?
Технически файл можно переслать как вложение, но юридически значимым электронным счётом-фактурой он станет только после подписания квалифицированной электронной подписью и отправки через оператора ЭДО.

1С выгрузила файл, а оператор пишет, что получатель не найден. Почему?
Получатель определяется по ID участника ЭДО в имени файла. Скорее всего, в карточке контрагента в 1С не заполнен или устарел его идентификатор. Уточните ID у контрагента, исправьте и выгрузите файл заново.

Можно ли выгрузить сразу несколько счетов-фактур?
В типовых конфигурациях обычно да, через журнал документов с выделением нескольких строк. Каждый документ получится отдельным XML-файлом со своим ИдФайл.

Что делать, если 1С выгружает файл в устаревшей версии формата, а обновить её нельзя?
Сохранить печатную форму документа в Excel, перенести данные в шаблон и собрать XML в формате 5.03 через конвертер, как описано выше.

Соберите счёт-фактуру без 1С

Если выгрузка из 1С не работает, не тратьте день на настройку. Сохраните данные в таблицу и загрузите в конвертер УПД Excel в XML. Через минуту у вас будет электронный счёт-фактура в XML по формату 5.03, готовый к подписи у вашего оператора ЭДО.