УПД с функцией СЧФ, СЧФДОП и ДОП: какой выбрать

Когда вы формируете электронный УПД, система или конвертер спрашивает функцию документа: СЧФ, СЧФДОП или ДОП. От этого выбора зависит, чем документ будет для покупателя — счётом-фактурой, накладной или и тем и другим сразу. Ошибиться легко, а последствия неприятные: покупатель не примет НДС к вычету или потребует переоформить отгрузку.

Разберём, в чём разница между функциями, как они связаны со статусами 1 и 2 на бумажном бланке и где функция живёт внутри XML.

Что такое функция документа

УПД — универсальный передаточный документ. Он объединяет в одной форме счёт-фактуру и первичный документ об отгрузке (накладную, акт). Но не всегда нужны обе роли сразу. Функция говорит, какую роль выполняет конкретный документ.

На бумаге роль обозначают статусом в левом верхнем углу бланка. В электронном формате статуса как отдельной цифры нет: вместо него в XML пишется функция. Для УПД и счетов-фактур в версии 5.03 (формат утверждён приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@) используется один общий формат, а функция выбирает, какие правила к документу применяются.

Именно поэтому один и тот же инструмент может сделать и электронный счёт-фактуру, и УПД: например, счёт-фактура в XML из Excel собирается по тем же правилам, что и полноценный УПД, только с другой функцией.

СЧФ, СЧФДОП, ДОП: таблица отличий

Коротко о каждой:

• СЧФ — электронный аналог обычного счёта-фактуры. Нужен, когда первичный документ уже оформлен отдельно: подписан акт, есть накладная по другой форме.
• СЧФДОП — самый частый вариант при отгрузке товаров плательщиком НДС. Один документ закрывает и вычет НДС у покупателя, и оприходование товара. Запрос «счфдоп xml» — как раз про него.
• ДОП — только первичный документ. Подходит упрощенцам без НДС и тем, кто выставляет счёт-фактуру отдельно.

Как функция связана со статусом

Связь прямая: СЧФДОП = статус 1, ДОП = статус 2. Функция СЧФ на бумажном бланке УПД статуса не имеет, потому что на бумаге в этом случае оформляют обычный счёт-фактуру.

Отсюда простое правило перевода с бумаги на электронику:

• ставили на бланке «1» — выбирайте СЧФДОП;
• ставили «2» — выбирайте ДОП;
• выставляли отдельный счёт-фактуру — выбирайте СЧФ.

Если раньше вы работали с бумажным бланком в Excel, при переходе на ЭДО менять логику не нужно. Можно скачать бланк УПД в Excel и продолжать заполнять его так же, указав функцию вместо статуса.

Как это выглядит в XML

Функция записана в атрибуте Функция элемента Документ. Рядом с ней — код формы по КНД: 1115131 для титула продавца.

<Файл ИдФайл="ON_NSCHFDOPPR_..." ВерсФорм="5.03" ВерсПрог="...">
  <Документ КНД="1115131" Функция="СЧФДОП" ДатаИнфПр="..." ...>
    <СвСчФакт НомерДок="125" ДатаДок="...">
      <!-- СвПрод, ГрузОт, ГрузПолуч, СвПокуп -->
    </СвСчФакт>
    <ТаблСчФакт>
      <СведТов НомСтр="1" ...> ... </СведТов>
      <ВсегоОпл ...> ... </ВсегоОпл>
    </ТаблСчФакт>
    <СвПродПер> ... </СвПродПер>
    <Подписант> ... </Подписант>
  </Документ>
</Файл>

Чтобы превратить СЧФДОП в ДОП или СЧФ, недостаточно поменять одно слово. Нужно, чтобы содержимое соответствовало функции: у ДОП без НДС в суммах налога указывается «без НДС», у СЧФ не формируются сведения о передаче. Если состав элементов не совпадает с функцией, проверка по XSD-схеме или логическим правилам выдаст ошибку.

А что с именем файла

Имя файла строится из ИдФайл: ON_NSCHFDOPPR_<получатель>_<отправитель>_<ГГГГММДД>_<GUID>_.... Префикс ON_NSCHFDOPPR одинаковый для всех трёх функций титула продавца, поэтому по имени функцию не определить, только по содержимому. Для титула покупателя префикс другой — ON_NSCHFDOPPOK.

Отсюда практичный совет: не переименовывайте файл «для наглядности», например в «СЧФДОП_125.xml». Имя должно совпадать с ИдФайл, иначе оператор ЭДО отклонит документ с ошибкой «Имя файла не соответствует ИдФайл».

Какую функцию выбрать

Пройдите по короткому алгоритму.

1. Вы плательщик НДС?
   • Нет → ДОП. Счёт-фактуру вы не выставляете, нужен только передаточный документ.
   • Да → переходите к вопросу 2.
2. Нужен ли покупателю документ об отгрузке именно в этом файле?
   • Да, это отгрузка товара или сдача работ, и другой первички нет → СЧФДОП.
   • Нет, акт или накладная оформлены отдельно → СЧФ.
3. Есть ли особые ситуации?
   • Аванс: на предоплату выставляют счёт-фактуру на аванс, это функция СЧФ.
   • Корректировка: для изменения стоимости или количества после отгрузки используется отдельный документ — УКД, а не УПД с другой функцией.

Типичные ситуации

Обратите внимание на маркированные товары: коды маркировки переходят к покупателю по передаточному документу, поэтому функция СЧФ для такой отгрузки не подходит.

Что будет, если ошибиться с функцией

Неверная функция не всегда ломает файл технически: XML может пройти проверку схемы и уйти контрагенту. Проблемы всплывают позже.

• Отправили ДОП вместо СЧФДОП. Товар покупатель оприходует, но счёта-фактуры у него нет, и вычет НДС по этому документу он не заявит. Придётся дополнительно выставлять счёт-фактуру.
• Отправили СЧФ вместо СЧФДОП. Вычет у покупателя есть, а первичного документа нет. Бухгалтер покупателя попросит накладную или акт, а для маркированного товара коды не перейдут на его баланс.
• Отправили СЧФДОП без НДС. Продавец, который не платит НДС, но выставил счёт-фактуру с выделенным налогом, обязан этот налог уплатить в бюджет. Это самая дорогая ошибка из трёх.

Исправляют такие ситуации не правкой функции в отправленном файле, а новым документом: аннулированием и повторной отправкой либо выставлением недостающего документа. Порядок аннулирования зависит от оператора ЭДО.

Как функция влияет на титул покупателя

После получения УПД покупатель формирует свой ответный титул (КНД 1115132). Для СЧФДОП и ДОП он подтверждает в нём приёмку товара: кто принял, когда, есть ли расхождения. Для СЧФ подтверждение приёмки не нужно, потому что документ не является передаточным. Поэтому, если вам важно получить от покупателя подписанное подтверждение отгрузки, выбирайте функцию с передаточной частью.

Частые вопросы

Можно ли отправить СЧФ и ДОП вместо одного СЧФДОП?
Можно, это будут два отдельных документа. Но вам придётся подписывать и отслеживать оба, а покупателю — принимать оба. СЧФДОП проще.

Покупатель просит «УПД со статусом 1». Что выбрать в ЭДО?
Функцию СЧФДОП.

Может ли продавец без НДС отправить СЧФДОП?
Нет, счёт-фактуру выставляют плательщики НДС. Продавцу без НДС нужна функция ДОП.

Подробнее о том, как электронный счёт-фактура устроен целиком и как его отправить контрагенту, читайте в статье Счёт-фактура в ЭДО: формат XML, как выглядит и как отправить.

Соберите документ с нужной функцией

Если данные документа у вас в таблице, не нужно разбираться в структуре XML вручную. Загрузите файл в онлайн-конвертер УПД в XML: он посчитает НДС, итоги и ИдФайл и сформирует файл формата 5.03. Если нужен только счёт-фактура в формате XML, выберите функцию СЧФ, для отгрузки — СЧФДОП. Готовый файл останется подписать и отправить через вашего оператора ЭДО.