Счёт-фактура в ЭДО: формат XML, как выглядит и как отправить

Перевести счета-фактуры в электронный вид просто только на словах. На практике возникают вопросы: в каком формате должен быть файл, как он выглядит изнутри, кто и чем его подписывает и что делать, если оператор возвращает документ с ошибкой. Разберём по порядку, с примером реального фрагмента XML.

Почему счёт-фактуру отправляют в XML

Налоговый кодекс разрешает выставлять счёт-фактуру в электронной форме, но с условиями: по формату, утверждённому ФНС, с электронной подписью и через оператора ЭДО. Скан или PDF этим требованиям не отвечают, даже если подписаны. Покупатель не сможет принять по ним НДС к вычету так же спокойно, как по бумажному оригиналу или правильному электронному документу.

Формат электронного счёта-фактуры — это XML. Сейчас действует версия 5.03, утверждённая приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Её и ждут операторы ЭДО: версия записывается в атрибуте ВерсФорм корневого элемента.

Почему именно XML:

Машиночитаемость. Учётная система покупателя загружает документ автоматически, без ручного ввода.
Проверяемость. Файл можно проверить по XSD-схеме ФНС: обязательные поля, типы данных, допустимые значения.
Единый формат для всех. Один и тот же файл понимают Диадок, СБИС, ЭДО Лайт, 1С и любые другие системы.

По формату счёт-фактура в XML для ЭДО — это тот же УПД, только с функцией СЧФ (если нужен только счёт-фактура) или СЧФДОП (если счёт-фактура совмещён с накладной). Как получить такой электронный счёт-фактура в XML из обычной таблицы, мы рассказали на отдельной странице.

Как выглядит файл

Если открыть электронный счёт-фактуру в текстовом редакторе, вы увидите дерево элементов с русскими названиями. Вот упрощённый скелет документа:

<?xml version="1.0" encoding="windows-1251"?>
<Файл ИдФайл="ON_NSCHFDOPPR_2BM-..._2BE-..._20261019_..." ВерсФорм="5.03" ВерсПрог="...">
  <Документ КНД="1115131" Функция="СЧФ" ДатаИнфПр="..." ВремИнфПр="..." ...>
    <СвСчФакт НомерДок="341" ДатаДок="...">
      <СвПрод> ... </СвПрод>
      <ГрузОт> ... </ГрузОт>
      <ГрузПолуч> ... </ГрузПолуч>
      <СвПокуп> ... </СвПокуп>
    </СвСчФакт>
    <ТаблСчФакт>
      <СведТов НомСтр="1" ...>
        <ДопСведТов ПрТовРаб="1" АртикулТов="NB-X15" КодТов="000123" ГТИН="04601234567893"/>
      </СведТов>
      <ВсегоОпл ...> ... </ВсегоОпл>
    </ТаблСчФакт>
    <Подписант> ... </Подписант>
  </Документ>
</Файл>

Разберём главное.

Элемент	Что в нём
`Файл`	корневой элемент: ИдФайл (он же имя файла), версия формата 5.03, версия программы
`Документ`	код формы КНД 1115131 (титул продавца), функция (СЧФ, СЧФДОП, ДОП), дата и время формирования
`СвСчФакт`	номер и дата счёта-фактуры, продавец, грузоотправитель, грузополучатель, покупатель
`ТаблСчФакт`	строки товаров (`СведТов` с номером строки, количеством, ценой, НДС) и итоги `ВсегоОпл`
`СвПродПер`	сведения о передаче товара; нужны, когда документ выполняет роль накладной
`Подписант`	кто подписывает документ со стороны продавца

Ещё две детали, которые важны на практике:

Кодировка windows-1251. Она указана в первой строке файла. Если сохранить документ в UTF-8, многие системы покажут его нечитаемым.
Имя файла равно ИдФайл. Формат имени: ON_NSCHFDOPPR_<получатель>_<отправитель>_<ГГГГММДД>_<GUID>_N2_N3_N4_N5_N6_N7. Последние флаги — признаки прослеживаемости, маркировки, алкоголя, табака и нефтепродуктов. Изменили имя — получили ошибку «Имя файла не соответствует ИдФайл».

В веб-кабинете оператора ЭДО вы этого XML не увидите: система покажет привычную печатную форму. Но проверяется и подписывается именно XML.

Как отправить через ЭДО

Путей два: сформировать и отправить документ прямо из учётной системы или подготовить XML-файл отдельно и загрузить его вручную.

Из учётной системы. Если 1С или другая программа подключена к ЭДО, счёт-фактура уходит из карточки документа. Если вам нужен сам файл, читайте, как выгрузить счёт-фактуру в XML из 1С.

Загрузкой готового файла. Этот путь подходит, когда учётной системы нет или она не подключена к оператору.

Подготовьте XML: выгрузите из программы или соберите из таблицы Excel.
Войдите в веб-кабинет оператора ЭДО.
Найдите раздел создания или загрузки документа, кнопку вроде «Загрузить».
Выберите файл. Система распознает его как счёт-фактуру или УПД и покажет печатную форму.
Проверьте получателя: он определяется по ID участника ЭДО в ИдФайл.
Подпишите и отправьте.

Подробная инструкция по каждому оператору — в статье о том, как загрузить УПД XML в Диадок, СБИС и ЭДО Лайт.

Если вы и контрагент работаете у разных операторов, документ пройдёт через роуминг. Его обычно подключают по заявке в одном из кабинетов.

Подпись и сроки

Кто подписывает. Электронный счёт-фактуру подписывают квалифицированной электронной подписью руководителя организации или уполномоченного лица. Сведения о подписанте записываются в элемент Подписант. Если подписывает не руководитель, у него должны быть подтверждённые полномочия, например машиночитаемая доверенность.

Что делает покупатель. По счёту-фактуре с функцией СЧФ покупатель подтверждает получение служебным документом через оператора. По УПД с функцией СЧФДОП он ещё и подписывает титул покупателя (КНД 1115132): подтверждает, что товар принят.

Сроки. Счёт-фактуру выставляют не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки, передачи работ или услуг либо получения предоплаты (п. 3 ст. 168 НК РФ). Для электронного документа датой выставления считается дата, которую фиксирует оператор ЭДО при поступлении файла.

Практический вывод: не откладывайте отправку на последний день. Если оператор вернёт файл с ошибкой формата, у вас должен остаться запас времени на исправление.

Частые ошибки

Ошибка	Причина	Как исправить
«Имя файла не соответствует ИдФайл»	файл переименовали	выгрузить заново или вернуть имя из ИдФайл
Файл не открывается, вместо текста символы	сохранён не в windows-1251	пересохранить в правильной кодировке или сформировать заново
Ошибка схемы: не найден обязательный элемент	не заполнен реквизит (КПП, адрес, подписант)	дозаполнить данные и сформировать файл заново
Итог не равен сумме строк	ручные правки сумм или округление	пересчитать стоимость и НДС построчно
Неверная функция	выбрали СЧФ вместо СЧФДОП (или наоборот)	переоформить документ с нужной функцией
Документ ушёл не тому получателю	ошибка в ID участника ЭДО	уточнить ID у контрагента
В `ВерсФорм` не 5.03	файл в устаревшей версии формата из старой программы	пересобрать файл в 5.03: обновить программу или собрать XML другим способом

Как действовать, если документ вернулся

Оператор или покупатель может вернуть счёт-фактуру по двум разным причинам, и действовать нужно по-разному.

Техническая ошибка формата. Файл не прошёл проверку при загрузке: не совпадает имя, нет обязательного элемента, неверная кодировка. Такой документ считается не выставленным. Исправьте данные, сформируйте файл заново и отправьте — номер и дату счёта-фактуры при этом можно оставить прежними.
Отказ покупателя по существу. Документ дошёл, но покупатель не согласен с ценой, количеством или реквизитами и просит уточнение. В этом случае формируют исправленный документ: исправительный счёт-фактуру или УПД, либо корректировочный, если изменилась цена или количество после отгрузки.

Чтобы реже попадать во вторую ситуацию, согласуйте с покупателем данные заранее: реквизиты грузополучателя, номенклатуру, цены. Особенно это касается первой отгрузки новому контрагенту по ЭДО.

Большую часть этих ошибок можно поймать до отправки: проверить файл по XSD-схеме ФНС и логическим правилам — итоги, НДС, обязательные реквизиты, совпадение имени файла с ИдФайл.

Подготовьте счёт-фактуру за минуту

Если данные документа у вас в Excel, не нужно собирать XML вручную. Загрузите таблицу в конвертер УПД — он посчитает суммы, НДС и итоги, сформирует ИдФайл и выдаст файл формата 5.03. Как выбрать функцию и подготовить таблицу, читайте на странице счёт-фактура в XML из Excel. Готовый файл останется подписать и отправить через вашего оператора ЭДО.