Как сделать УПД в формате XML: пошаговая инструкция

Покупатель перешёл на электронный документооборот и просит УПД «в XML», а у вас документ в Excel или на бумаге. Знакомо? В этой инструкции разберём, что такое XML-УПД, какими способами его можно сделать и как пройти весь путь от таблицы до отправленного документа. Самый быстрый вариант без 1С — подготовить таблицу и перевести УПД из Excel в XML онлайн. Но сначала о том, что именно вы создаёте.

Что такое УПД в формате XML и чем он отличается от PDF или Excel

УПД (универсальный передаточный документ) объединяет счёт-фактуру и накладную или акт. На бумаге это знакомый бланк. В электронном виде это XML-файл, структура которого задана ФНС.

Сейчас действует формат 5.03, утверждённый приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. Номер версии записывается прямо в файл, в атрибут ВерсФорм="5.03", и по нему оператор ЭДО понимает, по какой схеме читать документ.

Главное отличие XML от PDF или Excel: это формализованный документ. Каждый реквизит лежит в своём теге, и программа покупателя может прочитать его автоматически. Вот как выглядит начало такого файла:

<?xml version="1.0" encoding="windows-1251"?>
<Файл ИдФайл="ON_NSCHFDOPPR_..." ВерсФорм="5.03" ВерсПрог="...">
  <Документ КНД="1115131" Функция="СЧФДОП" ...>
    <СвСчФакт НомерДок="125" ДатаДок="12.03.2026">
      <СвПрод>...</СвПрод>
      <СвПокуп>...</СвПокуп>
    </СвСчФакт>
    <ТаблСчФакт>
      <СведТов НомСтр="1" ...>...</СведТов>
      <ВсегоОпл .../>
    </ТаблСчФакт>
    <СвПродПер>...</СвПродПер>
    <Подписант>...</Подписант>
  </Документ>
</Файл>

Что из этого важно знать:

	PDF / скан	Excel	XML-УПД 5.03
Читается программой покупателя	нет	частично, если договорились о шаблоне	да, по формату ФНС
Принимается оператором ЭДО как УПД	только как неформализованный файл	нет	да
Юридическая сила после подписи ЭП	как скан	как произвольный файл	полноценный первичный документ и счёт-фактура
Передача кодов маркировки в «Честный знак»	нет	нет	да

Ещё несколько требований формата, о которые часто спотыкаются:

кодировка файла — windows-1251, а не UTF-8;
титул продавца имеет КНД 1115131, титул покупателя — КНД 1115132;
имя файла должно совпадать с атрибутом ИдФайл: ON_NSCHFDOPPR_<получатель>_<отправитель>_<дата>_<GUID>_N2_N3_N4_N5_N6_N7.xml. Здесь получатель и отправитель — ID участников ЭДО, а N2–N6 — признаки 0/1 (прослеживаемость, маркировка, алкоголь, табак, нефтепродукты).

Способы создать XML-УПД

Создать УПД в XML можно тремя основными способами.

1. В учётной системе. 1С, МойСклад и подобные программы формируют УПД из своих данных и выгружают XML или отправляют его через встроенный ЭДО. Удобно, если система уже есть и обновлена до формата 5.03.

2. Вручную у оператора ЭДО. В Диадоке, СБИС, ЭДО Лайт можно заполнить форму УПД в браузере. Подходит для документов на несколько позиций; на десятках строк ручной ввод становится долгим и рискованным.

3. Из Excel через онлайн-конвертер. Готовите таблицу, загружаете в конвертер, получаете XML. Не нужна учётная система, а количество строк почти не влияет на время работы.

Дальше подробно разберём третий способ: он самый универсальный и подходит тем, у кого нет 1С.

Пошагово: от таблицы до XML

Шаг 1. Возьмите шаблон или подготовьте свою таблицу

Проще всего скачать наш бесплатный шаблон УПД в Excel (он скачивается без регистрации): в нём уже правильные колонки и заполненный образец. Если используете свой файл, следите, чтобы каждая позиция занимала отдельную строку, без объединённых ячеек, а количество и цена были числами.

Шаг 2. Заполните реквизиты документа

Укажите:

номер и дату УПД;
функцию: СЧФДОП (счёт-фактура + передаточный документ, статус 1) или ДОП (только передаточный, статус 2);
ID участников ЭДО: ваш и покупателя. Свой ID можно посмотреть в кабинете оператора, ID покупателя — в карточке контрагента или спросить у него.

Какую функцию выбрать? Если вы плательщик НДС и документ одновременно служит счётом-фактурой, выбирайте СЧФДОП. Если вы на упрощёнке без НДС или счёт-фактура не нужна, подойдёт ДОП. Функция СЧФ — только счёт-фактура без передаточной части, её используют реже, например для авансов.

ID участника ЭДО обычно выглядит как код оператора из трёх символов и длинный идентификатор, например 2BM-... у Диадока или 2AE-... у СБИС. Из этих ID конвертер соберёт имя файла, поэтому ошибка в одном символе сделает документ неотправляемым.

Шаг 3. Заполните продавца и покупателя

Наименование, ИНН, КПП (для организаций), адрес. Если грузоотправитель или грузополучатель отличаются от продавца и покупателя, заполните и их.

Шаг 4. Внесите товары

Для каждой позиции: наименование, единица измерения, количество, цена без НДС, ставка НДС. Стоимость, сумму НДС, итоги и номера строк можно не считать: конвертер сделает это сам.

Шаг 5. Укажите подписанта

Кто подписывает документ со стороны продавца: ФИО и должность. Подпись ставится позже, в системе ЭДО, но сведения о подписанте должны быть в файле.

Шаг 6. Загрузите таблицу в конвертер

Откройте конвертер и загрузите файл .xlsx или .xls. Сервис:

проставит номера строк и рассчитает стоимость, НДС, суммы с НДС и итоги;
добавит отметку «без акциза», дату и время формирования, составителя, дату передачи;
соберёт ИдФайл из ID участников ЭДО и нового GUID;
сохранит XML в кодировке windows-1251 с правильным именем.

Шаг 7. Добавьте коды маркировки (если нужно)

Если вы продаёте маркированный товар, коды маркировки нужно вставить в XML до подписания. Сервис берёт коды из выгрузки сканера (txt, по коду на строку) или из Excel, раскладывает их по строкам по GTIN и отрезает криптохвост. В XML коды окажутся в элементах СведТов/ДопСведТов/НомСредИдентТов/КИЗ.

Что получится в XML

Посмотрим, во что превращается одна строка таблицы. Допустим, вы продаёте 2 ноутбука по 50 000 рублей без НДС со ставкой 22%. В таблице вы указали только наименование, единицу, количество, цену и ставку. В XML конвертер добавит номер строки, стоимость без НДС (100 000), сумму налога (22 000), стоимость с НДС (122 000) и отметку «без акциза». Если товар маркированный, внутри строки появится блок дополнительных сведений с GTIN и кодами:

<СведТов НомСтр="1" ...>
  <ДопСведТов ПрТовРаб="1" АртикулТов="NB-X15" КодТов="000123" ГТИН="04601234567893">
    <НомСредИдентТов>
      <КИЗ>010460123456789321AbC1dEf2GhI3j</КИЗ>
      <КИЗ>010460123456789321KlM4nOp5QrS6t</КИЗ>
    </НомСредИдентТов>
  </ДопСведТов>
</СведТов>

Обратите внимание: каждый КИЗ — отдельный элемент, по одному на единицу товара. Два ноутбука — два кода. В печатной форме УПД коды обычно не видны, поэтому проверять их лучше в самом XML или в таблице после обратной конвертации.

Итоговые суммы по всем строкам попадут в элемент ВсегоОпл. Если вы всё же заполнили суммы в таблице сами, а они разошлись с расчётом (например, из-за округления), проверка покажет это как ошибку.

Шаг 8. Скачайте XML

Не переименовывайте файл. Имя совпадает с ИдФайл внутри документа, и любое изменение приведёт к отказу при загрузке.

Как проверить файл перед отправкой

Оператор ЭДО проверит файл при загрузке, но разбираться с его сообщениями неудобно, особенно если документ уже ушёл покупателю. Лучше проверить заранее.

Проверка УПД XML онлайн на нашем сервисе работает в два слоя:

XSD-схема ФНС. Все ли обязательные элементы на месте, правильные ли типы и длина значений, нет ли лишних тегов.
Логические правила. Сходятся ли итоги с суммой строк, правильно ли посчитан НДС, совпадает ли имя файла с ИдФайл.

Результат — понятный список ошибок с указанием, где их искать. Исправьте таблицу, сконвертируйте ещё раз и проверьте снова.

Типичные сообщения проверки и что они значат:

«Не заполнен обязательный реквизит» — в таблице пропущено поле, например КПП покупателя-организации или сведения о подписанте;
«Итог не равен сумме строк» — в таблице вручную вбиты итоги, которые не совпали с построчным расчётом;
«Сумма НДС не соответствует ставке» — в строке указана сумма налога, посчитанная по другой ставке или с другим округлением;
«Имя файла не соответствует ИдФайл» — файл переименовали после скачивания.

Дополнительно стоит открыть файл в просмотрщике у оператора ЭДО: вы увидите печатную форму и сможете глазами сверить реквизиты.

Как отправить контрагенту

Конвертер не подписывает и не отправляет документ: это делает оператор ЭДО. Порядок обычно такой:

Войдите в кабинет оператора (Диадок, СБИС, ЭДО Лайт или другой).
Найдите загрузку документа из файла (кнопка вроде «Загрузить» в разделе исходящих или отправки).
Выберите XML-файл. Оператор распознает его как УПД и покажет печатную форму.
Проверьте получателя и подпишите документ своей электронной подписью.
Отправьте.

Дальше покупатель подписывает свой титул (КНД 1115132), и документ считается принятым. Если в УПД были коды маркировки, оператор передаст сведения в «Честный знак», и коды перейдут на баланс покупателя.

Частые ошибки

Файл переименовали. Самая частая проблема: «Имя файла не соответствует ИдФайл». Решение — скачать файл заново и не трогать имя.

Устаревшая версия формата. Старые шаблоны и необновлённые программы формируют файл, в котором ВерсФорм не 5.03. Проверьте атрибут в корневом теге и, если версия другая, пересоберите документ в 5.03.

Неверная кодировка. Файл пересохранили в блокноте или редакторе в UTF-8, и русские буквы превратились в «кракозябры» или оператор не читает файл. Не открывайте XML на редактирование без необходимости.

Итоги не сходятся. Цены округлены форматом ячейки, а не функцией, или итог вбит вручную. Оставьте расчёт конвертеру.

Не тот ID участника ЭДО. Документ уйдёт не туда или не загрузится. Сверяйте ID покупателя с карточкой контрагента у оператора.

Коды маркировки с криптохвостом или после подписания. В УПД передаётся код без криптохвоста, и вставлять коды нужно до подписи: подписанный файл менять нельзя.

Отправили Excel вместо XML. Оператор примет таблицу только как неформализованный файл, и покупатель не сможет принять её как УПД. Подробнее об этом: Excel в XML для ЭДО: почему оператор не принимает таблицу и что с этим делать.

Неправильная функция. Продавец без НДС выбрал СЧФДОП, и в документе получилась счёт-фактура, которую он выставлять не должен. Для работы без НДС используйте ДОП.

Итог

Чтобы сделать УПД в формате XML без учётной системы, достаточно таблицы Excel и конвертера. Заполните реквизиты и товары, загрузите файл, при необходимости добавьте коды маркировки, проверьте результат по схеме ФНС и отправьте через своего оператора ЭДО.

Готовы попробовать? Сделайте УПД из Excel в XML онлайн по шагам из этой инструкции, а остальные операции с документом (обратная конвертация, коды маркировки, проверка) найдёте в нашем онлайн-конвертере УПД в XML.