Как добавить коды маркировки Честного знака в УПД: 1С, Диадок, СБИС, ЭДО Лайт и онлайн

При продаже маркированного товара между юрлицами и ИП коды маркировки Честного знака в УПД обязательны. Именно по ним оператор ЭДО передаёт в систему сведения о смене владельца, и товар переходит на баланс покупателя. Нет кодов в документе — товар остаётся «висеть» на продавце.

Добавить коды можно в учётной системе, у оператора ЭДО или без всякой учётной системы, если у вас есть XML-УПД и список кодов. Ниже разберём каждый вариант: что нужно подготовить, где искать нужную функцию и с какими проблемами сталкиваются чаще всего.

Сразу оговоримся: интерфейсы программ меняются, названия кнопок и разделов могут отличаться в вашей версии. Мы описываем общую логику, а конкретные пункты меню сверяйте со справкой своей системы.

Что нужно подготовить

Независимо от способа, до начала работы проверьте:

• Регистрацию в Честном знаке. И у продавца, и у покупателя должен быть аккаунт в ГИС МТ «Честный знак» и подключённый оператор ЭДО.
• Коды на вашем балансе. Коды, которые вы передаёте, должны быть введены в оборот и числиться за вами. Чужие или неактивные коды покупатель не примет.
• GTIN в карточках товаров. Для раскладки кодов по строкам у каждого маркированного товара в документе должен быть указан GTIN.
• Сами коды. Отсканированные с товара (через сканер в .txt), выгруженные из личного кабинета Честного знака или собранные складом в Excel.
• Квалифицированную электронную подпись для подписания УПД у оператора ЭДО.

И главное правило: коды вставляют до подписания документа. После подписи файл менять нельзя.

В 1С

В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Бухгалтерия, Розница и другие) коды обычно добавляют на этапе подготовки документа реализации, а УПД с кодами формируется уже из него.

Общая схема:

1. Создайте документ реализации товаров с маркированными позициями.
2. Откройте форму работы с кодами маркировки для этого документа. Обычно это отдельная кнопка или ссылка в документе, связанная с проверкой и подбором маркированной продукции.
3. Наполните УПД кодами маркировки в 1С: отсканируйте товар сканером, подключённым к компьютеру, или загрузите коды из файла, если такая возможность есть в вашей конфигурации.
4. Завершите проверку, сформируйте электронный УПД и отправьте его через 1С-ЭДО или интегрированного оператора.

Типичные проблемы в 1С:

• Устаревший релиз. Механизмы маркировки в 1С часто дорабатываются, и в старых релизах может не быть нужных товарных групп или поддержки формата 5.03.
• Не заполнен GTIN в номенклатуре. Без него программа не может сопоставить код с товаром.
• Коды не в той единице. Например, в документе упаковки, а отсканированы единицы, или наоборот.

В Диадоке

Диадок позволяет создать УПД прямо в веб-интерфейсе или загрузить готовый документ из файла. Добавить коды маркировки в УПД в Диадоке можно при создании документа в редакторе.

Общая схема:

1. Создайте новый УПД в редакторе или загрузите готовый документ.
2. В строке маркированного товара найдите поле или раздел для кодов маркировки (сведения о прослеживаемости или маркировке).
3. Введите коды вручную, вставьте списком или загрузите из файла, если интерфейс это поддерживает.
4. Сохраните, подпишите и отправьте документ.

Типичные проблемы: при ручном вводе легко ошибиться в одном символе, а при большом количестве кодов вставка по одному занимает много времени. Если коды уже есть в файле, иногда быстрее вставить их в XML заранее и загрузить в Диадок готовый документ.

В СБИС

В СБИС коды маркировки тоже добавляют в строки товаров УПД. Система умеет работать с отсканированными кодами и проверять их статус в Честном знаке.

Общая схема:

1. Создайте документ реализации или УПД.
2. Откройте строку маркированного товара и перейдите к списку кодов маркировки.
3. Добавьте коды: сканером, вручную или загрузкой из файла.
4. Проверьте статус кодов, подпишите и отправьте документ.

Типичные проблемы: несовпадение количества кодов и количества товара, коды, которые числятся не за отправителем, и ошибки при загрузке кодов с криптохвостом.

В ЭДО Лайт

ЭДО Лайт — бесплатный сервис электронного документооборота, созданный оператором Честного знака для работы с маркированными товарами. Он подходит тем, у кого небольшой поток документов и нет платного оператора ЭДО.

Общая схема:

1. Войдите в ЭДО Лайт через личный кабинет Честного знака.
2. Создайте новый УПД или загрузите готовый XML.
3. Добавьте коды маркировки в строки товаров.
4. Подпишите и отправьте документ покупателю.

Типичные проблемы: ЭДО Лайт рассчитан на простые сценарии, и при большом количестве позиций и кодов работа в его редакторе может быть медленной. В таком случае удобнее подготовить XML с кодами заранее и загрузить его как готовый документ.

Без учётной системы: XML и список кодов в конвертере

Если у вас нет 1С или вы готовите документы в таблицах, сформировать УПД с кодами маркировки можно онлайн. Понадобятся два файла: сам УПД в XML и список кодов. Наш сервис позволяет вставить КИЗ в УПД XML за три шага:

1. Подготовьте XML-УПД. Если документ в Excel, сначала соберите из него XML формата 5.03. Если XML уже есть (из учётной системы или от оператора ЭДО), используйте его.
2. Загрузите коды. Подойдёт текстовый файл из сканера (код на строку) или Excel, где в ячейке коды записаны по одному на строку.
3. Скачайте результат. Сервис разложит коды по строкам товаров по GTIN (символы с 3-го по 16-й кода), отрежет криптохвост после символа GS и предупредит, если кодов меньше или больше количества или для какого-то GTIN нет строки в документе.

Готовый файл загрузите к своему оператору ЭДО (Диадок, СБИС, ЭДО Лайт или другой), подпишите и отправьте. Сам сервис документ не подписывает и не отправляет.

Этот способ удобен, когда коды уже собраны сканером или складом, а вставлять их по одному в интерфейсе оператора долго.

Какой способ выбрать

Чем больше кодов, тем важнее не вводить их руками: одна опечатка в серийном номере означает, что покупатель не сможет принять эту единицу товара.

Как проверить, что коды попали в документ

Перед подписанием убедитесь, что коды действительно в документе и их столько, сколько нужно. Учтите: в печатной форме УПД коды обычно не видны, поэтому смотреть на PDF бесполезно.

Как проверить:

1. Откройте XML и найдите коды. Они лежат в блоке СведТов/ДопСведТов/НомСредИдентТов, по элементу КИЗ на единицу товара. Подробно с примером разобрано в статье Где в УПД указываются коды маркировки и как они выглядят.
2. Сверьте количество. Число кодов в каждой строке должно совпадать с количеством товара (или с числом упаковок, если передаются коды упаковок).
3. Проверьте отсутствие криптохвоста. Код в документе должен заканчиваться серийным номером, без блоков «91» и «92».
4. Проверьте имя файла. В ИдФайл должен быть выставлен признак маркированных товаров.
5. Посмотрите у оператора ЭДО. После загрузки документа многие операторы показывают коды по строкам и их статус.

После того как покупатель подпишет документ, коды должны перейти на его баланс в Честном знаке. Если этого не произошло, проверьте статус документа у оператора ЭДО и в личном кабинете Честного знака.

Итог

Способ добавления кодов зависит от того, где вы формируете документ: в 1С коды подбирают в документе реализации, в Диадоке, СБИС и ЭДО Лайт — в строках товаров при создании УПД. Если документ уже готов в XML, а коды лежат в файле, быстрее всего загрузить коды маркировки в УПД через наш сервис: раскладка по GTIN и обрезка криптохвоста выполняются автоматически. А сам XML из таблицы соберёт конвертер УПД Excel в XML.