Как заполнить УПД в Excel: построчная инструкция с образцом

УПД в Excel заполняют по тем же правилам, что и бумажный бланк: шапка с номером и статусом, реквизиты сторон, таблица товаров, блок передачи и подписи. Ниже разберём каждую часть по порядку, покажем образец и типичные ошибки, а в конце расскажем, как превратить заполненную таблицу в электронный документ для ЭДО.

Образец заполненного УПД

Проще всего заполнять бланк, когда перед глазами есть пример. Мы подготовили шаблон УПД в Excel и заполненный образец к нему. Образец УПД можно скачать бесплатно в Excel, без регистрации: в нём вымышленная поставка ноутбуков от ООО «Ромашка» к ООО «Василек» с двумя товарными строками.

Совет: откройте образец рядом с пустым шаблоном и идите сверху вниз. Если сомневаетесь в формулировке, сверяйтесь с образцом, а не с памятью: формы УПД разных лет отличаются.

Шапка: номер, дата, статус

Статус

В левом верхнем углу бланка ставится статус:

• 1 — УПД заменяет счёт-фактуру и передаточный документ (накладную или акт). В электронном формате это функция СЧФДОП.
• 2 — УПД используется только как передаточный документ. В электронном формате — функция ДОП.

Плательщики НДС обычно ставят статус 1. Продавцы без НДС (например, на УСН без обязанности платить налог) — статус 2.

Номер и дата

Строка 1 — номер документа и дата составления. Номер берётся из вашей сквозной нумерации документов. Дата — день составления УПД, обычно совпадает с датой отгрузки.

Строка 1а заполняется только при исправлении документа: номер и дата исправления. В первичном документе её оставляют пустой или ставят прочерк.

Продавец, покупатель, грузоотправитель

Несколько практических моментов:

• Для ИП КПП не указывается — только ИНН.
• Адрес пишите в том виде, в каком он записан в ЕГРЮЛ или ЕГРИП.
• Строки 3 и 4 заполняются для товаров. Для работ и услуг там ставят прочерки.

В шаблоне для электронного документа дополнительно указываются ID участников ЭДО продавца и покупателя. Их можно узнать у оператора ЭДО или в карточке контрагента в системе ЭДО. Из них конвертер формирует имя XML-файла.

Таблица товаров: коды, единицы, НДС

Каждая строка таблицы — одна позиция. Разберём графы.

Основная ставка НДС с 01.01.2026 — 22%. Ставки 5% и 7% применяют упрощенцы, которые стали плательщиками НДС.

Внизу таблицы — строка «Всего к оплате» с итогами по графам 5, 8 и 9.

Хорошая новость: если вы заполняете наш шаблон для перевода в XML, графы 5, 6, 8, 9 и итоги можно оставить пустыми. Конвертер посчитает их сам: стоимость, НДС по ставке, стоимость с НДС, «без акциза» и итоговую строку. Номер строки тоже проставится автоматически.

Для маркированных товаров в шаблоне указывается GTIN. Сами коды маркировки добавляются позже, в готовый XML.

Подписи и основание передачи

Нижняя часть УПД описывает факт передачи товара и подписантов.

• Основание передачи (сдачи) / получения (приёмки) — договор, заказ или счёт: «Договор поставки № 15 от 10.01.2026».
• Данные о транспортировке и грузе — номер транспортной накладной, если есть.
• Товар (груз) передал — должность, подпись, ФИО сотрудника продавца.
• Дата отгрузки, передачи (сдачи).
• Иные сведения об отгрузке — по желанию: ссылки на сертификаты, приложения.
• Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни и наименование экономического субъекта — составителя документа.

Правую часть («Товар получил», дата получения, иные сведения о получении) заполняет покупатель. В электронном документе это отдельный титул покупателя, который он формирует в своей системе ЭДО.

Для статуса 1 на бумаге также подписывают руководитель и главный бухгалтер (или ИП). В электронном УПД вместо этого указывается подписант с его полномочиями, а подпись ставится квалифицированной ЭП.

Частые ошибки

1. Статус не соответствует ситуации. Продавец без НДС ставит статус 1 — покупатель не сможет принять НДС к вычету по такому документу, а у продавца появятся вопросы от налоговой.
2. Суммы не сходятся. Стоимость, посчитанная вручную с округлением на каждом шаге, расходится с итогом на копейку. В электронном виде такой документ не пройдёт проверку.
3. Неверная единица измерения. «Штука» вместо кода 796 или выдуманное сокращение.
4. Устаревший бланк. Форма из старой подборки без новых граф или с прежней ставкой НДС вместо 22%. Подробнее — в статье Бланк УПД 2026: что изменилось и почему старый не подходит.
5. Ошибки в ИНН/КПП. Особенно у обособленных подразделений, где КПП отличается от головного.
6. Изменённая структура шаблона. Добавленные столбцы и переименованные заголовки мешают конвертеру распознать таблицу.

Как превратить бланк в XML

Бумажный УПД можно распечатать и подписать от руки. Но если вы работаете через ЭДО, нужен XML-файл формата 5.03. Сделать его из заполненной таблицы можно так:

1. Сохраните шаблон в .xlsx или .xls.
2. Загрузите файл в сервис УПД из Excel в XML онлайн.
3. Получите XML в кодировке windows-1251 с правильным именем файла (оно совпадает с ИдФайл).
4. При необходимости проверьте файл и добавьте коды маркировки.
5. Загрузите XML к оператору ЭДО, подпишите и отправьте.

Наш сервис только готовит файл: подпись и отправка делаются у оператора ЭДО (Диадок, СБИС, ЭДО Лайт и др.). Без электронной подписи XML не является юридически значимым документом.

Не переименовывайте полученный файл: если имя перестанет совпадать с ИдФайл, оператор отклонит документ.

Чтобы начать, скачайте бланк УПД в Excel вместе с образцом, заполните его по этой инструкции и загрузите в онлайн-конвертер УПД в XML.