Входящий УПД в XML: как перенести товары в таблицу для сверки поставки

Поставщик отгрузил товар и прислал УПД через ЭДО. Прежде чем подписать документ, нужно убедиться, что в нём то, что вы заказывали: те же позиции, количество, цены, правильный НДС, а для маркированного товара — все коды Честного знака. Если в документе пять строк, это можно сделать на экране. Если пятьсот, глазами уже не сверить.

Решение — перевести входящий XML УПД в эксель и сравнить с заказом формулами. Ниже пошаговый сценарий для покупателя: от выгрузки файла до действий при расхождениях.

Зачем переводить входящий УПД в таблицу

Интерфейс оператора ЭДО хорош для просмотра, но плохо подходит для сверки:

• Нельзя сопоставить с заказом. Заказ у вас в Excel или учётной системе, документ — в окне браузера. Сравнивать приходится построчно, переключаясь между окнами.
• Не видно кодов маркировки. В печатной форме и во многих режимах просмотра коды КИЗ не отображаются, хотя в XML они есть. А именно за коды покупатель отвечает после подписания: они переходят на его баланс в Честном знаке.
• Нельзя посчитать. Сложить количество по артикулу, найти позиции с отличающейся ценой, проверить НДС — всё это делается в таблице за минуту.

В таблице все данные документа превращаются в обычные строки и столбцы. С ними работают ВПР, сводные таблицы и фильтры, к которым привыкли бухгалтеры и кладовщики. Для этого и нужно перевести XML УПД в эксель до подписания.

Как выгрузить XML из ЭДО

Сначала нужно получить сам файл. Входящий УПД хранится у оператора ЭДО, и почти все операторы позволяют скачать его в исходном формате XML.

Общий порядок:

1. Откройте входящий документ в Диадоке, СБИС, ЭДО Лайт или другой системе.
2. Найдите функцию скачивания. Обычно есть выбор: печатная форма (PDF), архив с подписями или исходный файл. Вам нужен именно XML.
3. Если скачался архив, распакуйте его. Внутри будет XML с именем вида ON_NSCHFDOPPR_..._....xml и, возможно, файлы подписей.

Не переименовывайте файл: имя должно совпадать с идентификатором ИдФайл внутри документа. Для сверки это не критично, но пригодится, если файл понадобится ещё раз.

Если документ пришёл не через ЭДО, а по почте, просто сохраните вложение. Для быстрого просмотра XML УПД можно открыть и в браузере, но для сверки нужна таблица.

Конвертация в Excel

1. Загрузите XML-файл в наш конвертер.
2. Скачайте книгу Excel.
3. Откройте её. Внутри два листа.

Лист «Шапка» содержит реквизиты документа: номер и дату, функцию (СЧФДОП или ДОП), продавца и покупателя, грузоотправителя и грузополучателя, основание передачи, сведения о подписанте. По каждому реквизиту указаны значение и путь в XML.

Лист «Товары» — главное для сверки. Первая строка — названия граф, вторая — пути в XML, дальше по строке на товар: номер строки, наименование, артикул, код товара, GTIN, единица измерения, количество, цена, стоимость без НДС, ставка, сумма НДС, стоимость с НДС, коды маркировки.

Конвертер работает с любым УПД формата 5.03 и не теряет данные: в таблице есть всё, что было в XML, даже то, чего не видно в печатной форме.

Сверка с заказом: количество, цены, НДС, КИЗ

Подготовьте рядом на отдельном листе свой заказ: артикул или код товара, количество, согласованная цена. Удобнее всего сопоставлять по артикулу или GTIN: наименования у поставщика и у вас часто различаются.

Шаблон листа сверки

Создайте лист «Сверка» с такими столбцами:

Если одна позиция встречается в УПД несколькими строками, вместо ВПР используйте СУММЕСЛИ по артикулу. Затем включите фильтр по столбцам разницы и отберите ненулевые значения: это и есть ваши расхождения.

Что проверить кроме количества и цен

НДС. Проверьте, что ставка соответствует договору, а сумма налога равна стоимости без НДС, умноженной на ставку (с учётом округления до копеек). Отдельно сверьте итоговые суммы документа с суммой строк.

Коды маркировки. Для маркированного товара количество кодов КИЗ в строке должно совпадать с количеством единиц. Если вместо поштучных кодов указаны коды упаковок, сверяйте их с числом коробок. Если товар маркированный, а кодов в документе нет совсем, подписывать такой УПД не стоит: товар не перейдёт на ваш баланс в Честном знаке.

Реквизиты в шапке. На листе «Шапка» проверьте ИНН и КПП покупателя и грузополучателя, адрес доставки, номер и дату договора. Ошибка в реквизитах покупателя может создать проблемы с вычетом НДС.

Функция документа. СЧФДОП — счёт-фактура и передаточный документ одновременно. ДОП — только передаточный документ, по нему НДС к вычету не принимают.

Что делать при расхождениях

Нашли отличия? Главное правило: не подписывайте документ, пока вопрос не решён. После подписания исправить что-либо можно только новым документом, а маркированный товар уже перейдёт на ваш баланс.

Варианты действий:

1. Связаться с поставщиком. Отправьте ему выборку расхождений из листа сверки: артикул, что ожидали, что в документе. Таблица из конвертера тут удобна тем, что её можно отправить как есть.
2. Отказать в подписании. У оператора ЭДО есть функция отказа или запроса уточнения с комментарием. Поставщик получит уведомление и выставит исправленный документ.
3. Подписать с расхождениями. Если товар фактически принят с недостачей или излишком, стороны могут оформить это отдельно (например, актом о расхождении), а затем поставщик выставит корректировочный документ. Порядок лучше согласовать с бухгалтером и поставщиком заранее.

Править входящий XML самостоятельно нельзя: это документ продавца, и изменённый файл не будет иметь силы. Почему так и в каких случаях правка файла всё же допустима, разобрано в статье Как изменить XML-файл УПД и не сломать его.

Короткий чек-лист перед подписанием

• Количество по каждой позиции совпадает с заказом и фактической приёмкой.
• Цены соответствуют договору или спецификации.
• Ставка и сумма НДС рассчитаны верно, итоги сходятся.
• Реквизиты покупателя и грузополучателя правильные.
• Для маркированного товара число кодов совпадает с количеством.

Итог

Сверка входящего УПД в таблице занимает несколько минут и защищает от ошибок, которые после подписания придётся исправлять неделями. Выгрузите XML из ЭДО, откройте УПД XML в Excel в нашем сервисе, сопоставьте с заказом по артикулу и только потом подписывайте. А если вы сами отгружаете товар и готовите документы в таблицах, пригодится конвертер УПД, который собирает XML формата 5.03 из Excel.