УПД для Ozon: требования к документу и XML

Ozon, как и другие крупные площадки, работает с поставщиками через электронный документооборот. Когда речь заходит о маркированных товарах или о продаже товара самому маркетплейсу, селлер должен отправить электронный УПД. Разберём, в каких случаях он нужен, какие реквизиты в него вписать и как сформировать XML без учётной системы.

Требования Ozon к документам меняются вместе с правилами площадки. Перед первой отправкой обязательно сверьтесь с актуальной инструкцией в личном кабинете продавца.

Когда Ozon нужен УПД

Типичные ситуации:

• Поставка маркированного товара на склад Ozon. Коды «Честного знака» передаются через УПД в ЭДО, чтобы сведения о товаре корректно отразились в системе маркировки.
• Продажа товара маркетплейсу. Если Ozon выкупает у вас товар, УПД оформляет обычную оптовую продажу.
• Требование площадки по конкретной поставке или категории. Например, при проверке документов на товар.

Формат документа при этом стандартный. Отдельного «УПД для Озона» не существует: это XML-УПД формата ФНС 5.03, такой же, как для любого покупателя. Как собрать XML-УПД для маркетплейса из таблицы поставки и добавить в него коды маркировки, мы описали на отдельной странице. Особенности Ozon касаются реквизитов, состава документа и порядка отправки.

Что подготовить до первой поставки

Если вы впервые отправляете документы на Ozon, заранее позаботьтесь о четырёх вещах: электронной подписи (или машиночитаемой доверенности для сотрудника), подключении к оператору ЭДО, таблице поставки с GTIN и ценами и, для маркированных товаров, кодах, отсканированных при упаковке. Подключение ЭДО и выпуск подписи занимают время, поэтому не откладывайте их на день отгрузки.

Также проверьте в «Честном знаке», что товар введён в оборот и коды числятся на вашей организации. Если коды ещё у производителя или импортёра, сначала их должны передать вам — тоже через УПД.

Реквизиты Ozon

В УПД маркетплейс указывается покупателем, а склад, на который идёт поставка, — грузополучателем.

Обратите внимание на номер поставки или заявки. Площадки часто просят указать его в документе, чтобы связать УПД с конкретной приёмкой. Куда именно его вписывать, уточните в инструкции Ozon.

Таблица товаров тоже должна совпадать с данными площадки:

• наименования и артикулы соответствуют карточкам товаров;
• количество равно количеству в заявке на поставку и фактически отгруженному;
• у маркированных позиций указан GTIN.

Как сформировать XML

Вариантов три: из учётной системы, подключённой к ЭДО, вручную в веб-кабинете оператора или из таблицы Excel через конвертер. Если поставок много, а учётной системы нет, удобнее всего третий путь.

1. Подготовьте таблицу поставки. Шапка — продавец, покупатель (Ozon), грузополучатель (склад), номер и дата документа. Строки — наименование, артикул, GTIN, единица, количество, цена, ставка НДС.
2. Загрузите таблицу в конвертер. Он сформирует XML формата 5.03 в кодировке windows-1251 и сам посчитает:
   • номера строк, стоимость, НДС и стоимость с НДС;
   • итоги по документу;
   • дату и время формирования, дату передачи, составителя;
   • ИдФайл из ID участников ЭДО и нового GUID, а также правильное имя файла;
   • признак маркировки в имени файла.
3. Добавьте коды маркировки, если товар маркированный: загрузите выгрузку сканера (txt, по коду на строку) или Excel. Коды разложатся по строкам товаров по GTIN, криптохвост отрежется. Если кодов не хватает или их больше, чем товара, вы увидите предупреждение.
4. Проверьте файл по XSD-схеме ФНС и логическим правилам: итоги, НДС, обязательные реквизиты, совпадение имени файла с ИдФайл.

Выбор функции документа: плательщики НДС обычно отправляют СЧФДОП (счёт-фактура и передаточный документ), продавцы без НДС — ДОП. Для передачи кодов маркировки нужна функция с передаточной частью.

Пример строки товара с кодами в готовом XML:

<СведТов НомСтр="1" ...>
  <ДопСведТов ПрТовРаб="1" АртикулТов="NB-X15" КодТов="000123" ГТИН="04601234567893">
    <НомСредИдентТов>
      <КИЗ>010460123456789321AbC1dEf2GhI3j</КИЗ>
      <КИЗ>010460123456789321KlM4nOp5QrS6t</КИЗ>
    </НомСредИдентТов>
  </ДопСведТов>
</СведТов>

Подробнее о том, как собрать коды и не допустить расхождений при приёмке, — в статье УПД с кодами маркировки для Wildberries: как передать КИЗ. Механика передачи кодов через УПД у площадок одинаковая.

Как отправить

1. Подключите ЭДО, если его ещё нет: Диадок, СБИС, ЭДО Лайт или другой оператор. Нужна квалифицированная электронная подпись руководителя или машиночитаемая доверенность сотрудника.
2. Убедитесь, что Ozon доступен в вашем ЭДО. Если площадка работает у другого оператора, настройте роуминг.
3. Загрузите XML в кабинет оператора — в разделе создания или загрузки документа, кнопкой вроде «Загрузить». Не переименовывайте файл перед загрузкой.
4. Проверьте печатную форму и получателя. Коды маркировки в печатной форме обычно не видны, это нормально.
5. Подпишите и отправьте.
6. Следите за статусом в ЭДО и в кабинете Ozon. После подписи документа маркетплейсом оператор передаёт сведения о кодах в «Честный знак».

Сам конвертер документ не подписывает и не отправляет. Без подписи XML не имеет юридической силы, поэтому финальный шаг всегда у оператора ЭДО.

Частые ошибки

Отправленный и подписанный документ исправить нельзя. Если ошибка обнаружилась после отправки, понадобится новый документ, а порядок замены стоит согласовать с площадкой.

Частые вопросы

Отличается ли УПД для Ozon от УПД для Wildberries?
Формат один — ФНС 5.03. Отличаются реквизиты покупателя и грузополучателя, требования к привязке документа к поставке и, возможно, к полю «Основание».

Можно ли отправить один УПД на несколько поставок?
Обычно площадки ожидают отдельный документ на каждую поставку, чтобы сверить его с приёмкой. Уточните это в правилах Ozon.

Нужна ли своя учётная программа?
Нет. УПД для Озон в XML можно собрать из таблицы Excel, а подписать и отправить в веб-кабинете оператора ЭДО.

Можно ли поправить XML после формирования?
До подписания — да. Переведите файл в таблицу, исправьте данные и соберите XML заново. После подписания файл менять нельзя.

Подготовьте УПД для Ozon из таблицы

Загрузите таблицу поставки в конвертер УПД, добавьте коды маркировки и получите XML формата 5.03, готовый к подписи. Как подготовить документы под разные площадки, смотрите на странице УПД в XML для Wildberries и Ozon.