УПД со статусом 1 и 2: какой бланк скачать и чем они отличаются

В левом верхнем углу УПД есть небольшое поле «Статус», и в нём всего одна цифра: 1 или 2. От неё зависит, чем документ будет для налоговой: счётом-фактурой с накладной или только накладной. Разберёмся, чем отличаются статусы, кто какой ставит и какой бланк скачать.

Сам бланк один и тот же для обоих статусов. Поэтому если вы ищете «УПД статус 2 скачать бланк Excel», вам подойдёт общий шаблон: достаточно скачать бланк УПД в Excel и поставить нужную цифру. Отдельной формы для каждого статуса не существует.

Что означает статус в УПД

Универсальный передаточный документ объединяет два документа: счёт-фактуру (налоговый документ для вычета НДС) и первичный учётный документ (накладную, акт). Статус показывает, какие роли документ выполняет в конкретной сделке.

В электронном формате 5.03 статус задаётся атрибутом Функция элемента Документ. Есть и третья функция — СЧФ, когда документ используется только как счёт-фактура. На бумажном бланке ей не соответствует отдельная цифра статуса.

<Документ КНД="1115131" Функция="СЧФДОП" ...>

Статус 1: счёт-фактура плюс передаточный документ

Статус 1 ставят, когда УПД одновременно:

• подтверждает факт отгрузки товара, выполнения работ или оказания услуг (для бухучёта);
• служит основанием для вычета НДС у покупателя (для налогового учёта).

Это самый частый вариант у плательщиков НДС. Вместо пары «счёт-фактура + ТОРГ-12» или «счёт-фактура + акт» оформляется один документ.

Чтобы УПД со статусом 1 работал как счёт-фактура, в нём должны быть заполнены все реквизиты, обязательные для счёта-фактуры: номер и дата, сведения о продавце и покупателе, ставка и сумма НДС, итоги. На бумаге его подписывают руководитель и главный бухгалтер или уполномоченные лица.

Статус 2: только передаточный документ

Статус 2 означает, что УПД — это просто первичный документ, по сути накладная или акт. Счётом-фактурой он не является, вычет НДС по нему покупатель не получит.

Статус 2 ставят:

• продавцы без НДС: на УСН без обязанности уплаты налога, на освобождении по ст. 145 НК РФ;
• плательщики НДС, если по сделке счёт-фактура не выставляется или выставляется отдельно;
• при передаче товара внутри группы компаний или на комиссию, когда налоговые документы оформляются иначе.

Если вы ищете «накладную УПД» — это как раз УПД со статусом 2. Бланк скачивается в Excel бесплатно и без регистрации, тот же самый, что и для статуса 1.

В УПД со статусом 2 графы, связанные с НДС, заполняются по ситуации: продавец без НДС указывает «без НДС» в графе ставки. Подписывают документ лица, ответственные за передачу товара и оформление операции.

Кому какой статус ставить

Короткий ориентир по типичным ситуациям:

Типичная ошибка — поставить статус 1 по привычке, не будучи плательщиком НДС. Для покупателя такой документ бесполезен как основание для вычета, а для продавца выставление счёта-фактуры с выделенным НДС может создать обязанность уплатить этот налог в бюджет. Если сомневаетесь, уточните у своего бухгалтера.

Обратная ошибка — поставить статус 2, когда покупатель ждёт счёт-фактуру. Он не сможет заявить вычет, и документ придётся переоформлять.

Работы и услуги

Статус работает одинаково для товаров, работ и услуг. Разница только в заполнении: для услуг не указываются грузоотправитель и грузополучатель, а вместо «Товар (груз) передал» по смыслу описывается сдача результата работ или оказание услуг. УПД со статусом 1 в этом случае заменяет пару «акт + счёт-фактура», со статусом 2 — только акт.

Предоплата

На аванс УПД не оформляется: передавать ещё нечего. Плательщик НДС выставляет на предоплату обычный авансовый счёт-фактуру, а при отгрузке — УПД со статусом 1. В строке 5 УПД при этом указывают реквизиты платёжного документа, по которому пришёл аванс.

Если статус поставили неверно

Статус — часть содержания документа, поэтому просто «переправить цифру» в отправленном УПД нельзя.

• На бумаге обычно оформляют новый документ взамен ошибочного или исправленный УПД, если ошибка касается реквизитов счёта-фактуры. Порядок лучше согласовать с контрагентом и бухгалтером.
• В ЭДО ошибочный документ, как правило, аннулируют по соглашению сторон и отправляют новый с правильной функцией. Как именно это делается, зависит от оператора.

Чтобы не доводить до исправлений, проверьте статус до подписания. В электронном файле это одна строка: атрибут Функция в элементе Документ. Если вы сомневаетесь, какая функция получилась в файле, его можно открыть как таблицу или проверить.

Как статус выглядит у покупателя

Покупатель в электронном документообороте подписывает свой титул (КНД 1115132), подтверждая получение. Функцию документа он не меняет: она задаётся продавцом. Если покупатель видит, что пришёл ДОП вместо ожидаемого СЧФДОП, правильный путь — отказать в подписи с комментарием и попросить новый документ, а не подписывать «как есть».

Скачать бланк для каждого статуса

Перед тем как выбрать статус, ответьте себе на три вопроса:

1. Являюсь ли я плательщиком НДС по этой операции?
2. Нужен ли покупателю счёт-фактура для вычета?
3. Не выставляю ли я счёт-фактуру отдельным документом?

Если на первые два ответ «да», а на третий «нет» — ваш вариант статус 1. Во всех остальных случаях, скорее всего, статус 2. При нестандартной сделке (агентская схема, комиссия, экспорт) лучше уточнить у бухгалтера.

Как уже говорилось, бланк один. В нашем шаблоне статус выбирается в шапке: 1 или 2 (СЧФДОП или ДОП). От выбора зависит только то, какая функция окажется в XML и какие подписи понадобятся.

Что делать дальше:

1. Скачайте шаблон и выберите статус.
2. Заполните реквизиты сторон и таблицу товаров. Пошагово это разобрано в статье Как заполнить УПД в Excel: построчная инструкция с образцом.
3. Если документ нужен на бумаге — распечатайте и подпишите.
4. Если работаете через ЭДО — загрузите таблицу в конвертер и получите XML формата 5.03.

Конвертер считает стоимость, НДС по ставке и итоги сам, проставляет функцию документа по выбранному статусу и даёт файлу имя по ИдФайл. Подписать и отправить XML нужно у вашего оператора ЭДО: наш сервис этого не делает, а без электронной подписи файл не имеет юридической силы.

Скачайте шаблон УПД 2026, поставьте нужный статус и переведите заполненную таблицу в электронный вид через конвертер УПД Excel в XML.