УПД в ЭДО Лайт: создание, загрузка XML и отправка

УПД в ЭДО Лайт можно оформить двумя способами: заполнить форму прямо в сервисе или загрузить готовый XML-файл. Первый вариант удобен, когда в документе две-три позиции. Второй — когда товаров много, есть коды маркировки или данные уже лежат в Excel. Разберём оба способа, а заодно добавление кодов маркировки, подпись и отправку.

Что такое ЭДО Лайт и кому он подходит

ЭДО Лайт — сервис электронного документооборота от оператора системы маркировки «Честный знак». Его создавали прежде всего для участников оборота маркированных товаров: чтобы даже небольшая компания или ИП могли передавать коды маркировки покупателю через УПД, не подключая платную систему ЭДО.

Базовые операции с документами для маркированных товаров в ЭДО Лайт доступны бесплатно.

Кому сервис подходит:

• ИП и небольшим компаниям, которые продают маркированный товар и отправляют немного документов;
• тем, кто уже работает в личном кабинете «Честного знака» и не хочет заводить ещё одну систему;
• покупателям, которым нужно принять товар с кодами маркировки и подтвердить приёмку.

Если контрагент работает в Диадоке, СБИС или у другого оператора, документ уходит через роуминг.

Как войти в ЭДО Лайт

Обычно в ЭДО Лайт заходят из личного кабинета «Честного знака»: там есть переход в сервис документооборота. Вход выполняется с той же электронной подписью, что и в личный кабинет. При первом входе сервис попросит принять условия и проверит данные организации.

Если компания ещё не зарегистрирована в «Честном знаке», сначала пройдите регистрацию там: без неё ЭДО Лайт работать не будет.

Для работы понадобятся квалифицированная электронная подпись (КЭП) руководителя или уполномоченного лица и доступ к личному кабинету «Честного знака». Если вы ещё сравниваете системы, посмотрите общую инструкцию, как загрузить XML-УПД в ЭДО: там коротко описаны Диадок, СБИС и ЭДО Лайт.

Как создать УПД в ЭДО Лайт вручную

Ручное создание УПД в ЭДО Лайт — это заполнение веб-формы, которая повторяет структуру документа. Порядок примерно такой:

1. Войдите в ЭДО Лайт с электронной подписью.
2. Перейдите в исходящие документы и нажмите кнопку создания нового документа.
3. Выберите тип «УПД» и функцию документа:
   • СЧФДОП — счёт-фактура и передаточный документ (самый частый вариант для плательщиков НДС);
   • ДОП — только передаточный документ (например, для упрощенцев без НДС).
4. Заполните шапку: номер и дату документа, покупателя (по ИНН), грузоотправителя и грузополучателя, если они отличаются.
5. Добавьте товары: наименование, единица измерения, количество, цена, ставка НДС. Суммы сервис обычно считает сам.
6. Заполните сведения о передаче товара и подписанта.
7. Сохраните черновик и проверьте документ в режиме просмотра.

На что обратить внимание при заполнении

• Номер документа. Не дублируйте номера: если номер уже использовался в этом году, покупатель может отклонить документ.
• Покупатель. Ищите контрагента по ИНН, а не по названию: у крупных компаний бывает несколько КПП и подразделений.
• Ставка НДС. Для каждой строки ставка своя. Если вы не плательщик НДС, выбирайте «без НДС» и функцию ДОП.
• Основание передачи. Обычно это договор с номером и датой. Если поле пустое, у покупателя могут возникнуть вопросы при проверке.
• Подписант. Укажите того, чья подпись будет стоять на документе: ФИО и должность должны совпадать с сертификатом.

Ручное формирование УПД в ЭДО Лайт хорошо работает на коротких документах. На двадцати позициях с кодами маркировки форма становится утомительной: каждую строку приходится вбивать заново, а ошибка в одной цифре вскроется только у покупателя.

Как загрузить готовый XML в ЭДО Лайт

Если документ уже есть в виде XML-файла формата 5.03, загружать его быстрее, чем перебивать вручную. Порядок такой:

1. В исходящих документах выберите загрузку документа из файла (кнопка вроде «Загрузить»).
2. Укажите XML-файл на компьютере.
3. ЭДО Лайт проверит файл и откроет карточку документа.
4. Сверьте покупателя, номер, дату, суммы и коды маркировки.
5. Переходите к подписи и отправке.

Чтобы ЭДО Лайт принял XML с первого раза, проверьте файл заранее:

• версия формата — в корневом элементе стоит ВерсФорм="5.03" (формат утверждён приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@);
• имя файла совпадает с атрибутом ИдФайл и начинается с ON_NSCHFDOPPR_. Если файл переименовали, сервис вернёт ошибку «Имя файла не соответствует ИдФайл»;
• ID участников ЭДО в имени файла — ваши и покупателя, а не из чужого образца;
• кодировка — windows-1251;
• итоги и НДС совпадают с суммами по строкам.

Где взять XML? Его выгружает учётная программа, либо его можно собрать самому. Если данные у вас в таблице, сделайте УПД из Excel в XML онлайн: конвертер сам посчитает стоимость, НДС и итоги, сформирует ИдФайл из ID участников ЭДО и назовёт файл как нужно. Признак маркировки в имени файла он тоже проставит.

Коды маркировки в УПД в ЭДО Лайт

Ради кодов маркировки ЭДО Лайт чаще всего и открывают. Суть простая: продавец отправляет УПД с кодами, покупатель подписывает его, оператор передаёт сведения в ГИС МТ «Честный знак», и коды переходят на баланс покупателя. Пока покупатель не подписал документ, коды остаются за продавцом.

В XML коды хранятся в блоке ДопСведТов каждой товарной строки: по элементу КИЗ на единицу товара. Фрагмент (данные вымышленные):

<СведТов НомСтр="1" ...>
  <ДопСведТов ПрТовРаб="1" АртикулТов="NB-X15" КодТов="000123" ГТИН="04601234567893">
    <НомСредИдентТов>
      <КИЗ>010460123456789321AbC1dEf2GhI3j</КИЗ>
      <КИЗ>010460123456789321KlM4nOp5QrS6t</КИЗ>
    </НомСредИдентТов>
  </ДопСведТов>
</СведТов>

Что важно знать:

• Код передаётся без криптохвоста. Полный код со сканера выглядит как 01 + GTIN + 21 + серийный номер + разделитель GS + криптохвост (91…, 92…). В УПД нужна только часть до разделителя.
• Количество кодов = количеству товара. Если в строке 10 штук, а кодов 9, приёмка у покупателя может пойти с расхождением.
• Вместо кодов единиц можно указать коды упаковок (элемент НомУпак), но в одном блоке их не смешивают.
• Коды добавляют до подписания. Подписанный документ изменить нельзя.
• В печатной форме УПД коды обычно не видны, поэтому проверяйте их в карточке документа, а не в PDF.

В ЭДО Лайт коды можно добавить и в ручной форме: к каждой строке товара прикрепляется список кодов, иногда с загрузкой из файла. Когда кодов сотни, надёжнее загрузить XML, в котором коды уже разложены по строкам.

Отправка и подпись

Отправить УПД через ЭДО Лайт можно и после ручного создания, и после загрузки XML. Шаги одинаковые:

1. Откройте документ в исходящих или черновиках.
2. Проверьте всё ещё раз: реквизиты покупателя, суммы, коды маркировки.
3. Нажмите «Подписать и отправить» (или аналогичную кнопку) и выберите сертификат КЭП.
4. Документ получит статус отправленного. Дальше ход за покупателем.

Покупатель может:

• подписать УПД — тогда документ считается принятым, коды перейдут на его баланс;
• отклонить с комментарием — тогда продавец исправляет ошибку и отправляет новый документ;
• предложить аннулирование уже подписанного документа, если ошибку нашли позже.

Разница между отклонением и аннулированием и порядок действий для каждой стороны разобраны в статье «Как принять, отклонить или аннулировать УПД в ЭДО Лайт».

Частые ошибки при отправке

• Отправили документ без кодов маркировки. Добавить их после подписи нельзя. Придётся просить покупателя отклонить УПД и отправлять новый.
• Перепутали покупателя. Документ с чужим ИНН покупатель отклонит, а если он подписан, придётся аннулировать.
• Подписали не той подписью. Если подписант в документе и владелец сертификата не совпадают, документ могут не принять.
• Загрузили XML с чужими ID участников. Часто бывает, если взять файл-образец и поменять в нём только товары. Идентификаторы нужно брать свои.

Следите за статусом документа в списке исходящих. Если покупатель долго не подписывает, напомните ему: пока УПД не подписан, коды маркировки остаются на вашем балансе.

Когда проще сделать XML в конвертере

Ручная форма ЭДО Лайт удобна для разовых документов. Загрузка XML выигрывает, если:

• в документе больше пяти-десяти позиций;
• товары маркированные и кодов много;
• данные уже есть в Excel: выгрузка из учётной программы, прайс, таблица от склада;
• вы отправляете однотипные УПД регулярно и не хотите каждый раз заполнять форму заново;
• нужно отправить один и тот же документ через разных операторов.

Сравним два подхода:

Если вы отправляете один-два документа в месяц, ручной формы вполне достаточно. Если УПД уходят каждый день и в каждом десятки маркированных позиций, загрузка XML сэкономит часы и избавит от опечаток.

Подготовьте XML заранее: онлайн-конвертер УПД в XML соберёт файл формата 5.03 из таблицы, а затем останется только загрузить УПД XML в Диадок, СБИС и ЭДО Лайт, подписать и отправить.