Как загрузить УПД на Wildberries при поставке

Первая поставка маркированного товара на Wildberries часто упирается не в логистику, а в документы. Склад готов принять коробки, а в кабинете висит требование передать УПД. Где его взять, куда загрузить и почему WB его отклонил — разберём по шагам.

Сразу оговорка: правила Wildberries меняются, и формулировки в личном кабинете тоже. Мы описываем общий порядок, а точные требования к вашей категории и схеме работы сверяйте в разделе с инструкциями для продавцов.

Когда Wildberries нужен УПД

Чаще всего вопрос «как загрузить УПД на Вайлдберриз» возникает в трёх ситуациях.

1. Поставка маркированного товара на склад WB. Одежда, обувь, косметика, парфюмерия и другие категории, подлежащие маркировке «Честным знаком». Коды на товар нужно передать маркетплейсу через электронный УПД.
2. Работа по модели, где WB выкупает товар. Тогда УПД — обычный документ продажи с переходом права собственности.
3. Отдельное требование площадки. Например, при проверке документов на товар или по условиям конкретной программы.

Важно понимать, что «загрузить УПД на Wildberries» обычно означает не загрузку файла в сам кабинет селлера, а отправку электронного документа через оператора ЭДО на юрлицо маркетплейса. Кабинет WB при этом может показывать статус документа или требовать привязку УПД к поставке.

Если вы ещё не собрали сам документ, начните с нашей страницы УПД в XML для Wildberries и Ozon: там описано, как сформировать файл из таблицы поставки с кодами маркировки.

Что подготовить заранее

Чтобы отправка УПД не задержала поставку, соберите всё необходимое до того, как повезёте товар на склад:

• электронную подпись руководителя или машиночитаемую доверенность сотрудника, который будет подписывать документы;
• подключение к оператору ЭДО и ваш ID участника ЭДО;
• таблицу поставки с артикулами, GTIN, количеством и ценами;
• коды маркировки, отсканированные при упаковке коробов, если товар маркированный;
• актуальные реквизиты WB из кабинета продавца.

Подключение ЭДО и выпуск подписи могут занять несколько дней, поэтому этим лучше заняться до первой поставки, а не в день отгрузки.

Реквизиты Wildberries в документе

В УПД маркетплейс выступает покупателем, а склад — грузополучателем. Поэтому вам понадобятся:

Не копируйте реквизиты из старых документов или чужих шаблонов. Юрлицо, через которое работает маркетплейс, и его идентификаторы в ЭДО могут меняться, а ошибка в ИНН покупателя или ID участника — одна из самых частых причин отказа.

Кроме реквизитов, проверьте содержимое таблицы товаров:

• наименования и артикулы совпадают с карточками товаров на WB;
• у маркированных позиций указан GTIN;
• количество в каждой строке совпадает с фактической поставкой;
• коды маркировки соответствуют товару, который реально лежит в коробах.

Как отправить через ЭДО пошагово

1. Подключите ЭДО. Если у вас его нет, выберите оператора: Диадок, СБИС, ЭДО Лайт или другого. Понадобится квалифицированная электронная подпись руководителя или машиночитаемая доверенность для сотрудника.
2. Проверьте связь с WB в ЭДО. Если вы и маркетплейс работаете у разных операторов, документ пойдёт через роуминг. Обычно его настраивают по заявке в кабинете оператора.
3. Сформируйте XML-УПД. Из учётной системы или из таблицы поставки через конвертер. Формат — 5.03, кодировка windows-1251, имя файла равно ИдФайл.
4. Добавьте коды маркировки в строки товаров, если товар маркированный. Это делается до подписания.
5. Загрузите файл в кабинет оператора ЭДО. Ищите раздел создания или загрузки документа, кнопку вроде «Загрузить». Система покажет печатную форму УПД.
6. Проверьте получателя — юрлицо WB должно определиться автоматически по ID в документе.
7. Подпишите и отправьте.
8. Отследите статус. После подписания УПД со стороны WB оператор передаёт сведения в «Честный знак». Статус поставки и документа смотрите в кабинете WB и в ЭДО.

Почему WB отклоняет УПД

Отказы бывают двух видов: технические (документ не прошёл проверку оператора) и по существу (документ дошёл, но маркетплейс с ним не согласен).

Технические причины:

• имя файла не совпадает с ИдФайл — например, файл переименовали перед загрузкой;
• файл в устаревшей версии формата: в ВерсФорм не 5.03 — такой документ нужно пересобрать в 5.03;
• не заполнены обязательные реквизиты;
• неверная кодировка файла;
• итоги или НДС не сходятся с суммой строк.

Причины по существу:

• неверные реквизиты покупателя или грузополучателя;
• количество в УПД не совпадает с фактически принятым товаром;
• коды маркировки не соответствуют товару, дублируются или не принадлежат продавцу в «Честном знаке»;
• коды переданы с криптохвостом или в неверном формате;
• УПД не привязан к нужной поставке.

Технические ошибки проще всего поймать до отправки — проверкой файла по XSD-схеме ФНС и логическим правилам. Ошибки по существу ловятся только сверкой с фактической поставкой.

Если документ отклонён, исправленную версию отправляют новым документом. Подписанный файл редактировать нельзя.

Чек-лист перед отправкой

Пройдитесь по этому списку перед тем, как нажать «Подписать».

• [ ] Покупатель — актуальное юрлицо WB, ИНН и КПП сверены с кабинетом.
• [ ] Грузополучатель — склад, на который реально едет поставка.
• [ ] Формат файла 5.03, кодировка windows-1251.
• [ ] Имя файла совпадает с ИдФайл, файл не переименовывали.
• [ ] Функция документа выбрана верно: СЧФДОП для плательщика НДС, ДОП для продавца без НДС.
• [ ] Количество в каждой строке равно фактическому количеству в коробах.
• [ ] Для маркированных позиций указан GTIN, коды вставлены, их число совпадает с количеством.
• [ ] Коды без криптохвоста, без дублей, все на балансе вашей компании в «Честном знаке».
• [ ] Итоги и НДС совпадают с суммой строк.
• [ ] Файл проверен по XSD-схеме.

Порядок для Ozon похож, но реквизиты и требования свои — читайте УПД для Ozon: требования к документу и XML.

Частые вопросы

Можно ли загрузить УПД прямо в личный кабинет WB файлом?
Юридически значимый УПД передаётся через оператора ЭДО с электронной подписью. Если в кабинете WB есть отдельная загрузка документов, она дополняет ЭДО, но не заменяет его.

Нужен ли УПД для немаркированного товара?
Зависит от модели работы и категории. Для большинства поставок немаркированного товара по стандартной схеме отдельный УПД не требуется, но правила стоит проверить в кабинете.

Что делать, если у меня нет учётной системы?
Достаточно таблицы Excel с данными поставки. Из неё можно получить УПД для Вайлдберриз в XML, а подписать и отправить файл — в веб-кабинете любого оператора ЭДО.

Сколько кодов можно вставить в один УПД?
По одному коду на каждую единицу товара в строке. Ограничения по размеру файла и числу строк уточняйте у своего оператора ЭДО.

Подготовьте УПД к следующей поставке

Чтобы не собирать документ вручную, загрузите таблицу поставки в онлайн-конвертер УПД в XML: он посчитает суммы и НДС, сформирует ИдФайл и правильное имя файла, а коды маркировки разложит по строкам по GTIN. Подробнее о подготовке документов для площадок — на странице УПД для маркетплейсов. Готовый XML останется подписать и отправить через вашего оператора ЭДО.